Псевдозадачи

 

Много всего говорится, да не всё в дело годится

Ранее я уже рассказывал про такой брак в потоке задач, как «НЕфункциональные задачи»[1]

Сейчас я хочу описать «псевдозадачи» - ещё один вид брака потока задач. Объяснить, что это такое? Разъяснить, как определить «псевдозадачи»? Ведь они имеют все необходимые обязательные атрибуты «задачи».

Целесообразность этого заключается в том, чтобы исключить Имитацию Бурной Деятельности – ИБД, разрастание формализма и бюрократизма.  

Псевдозадача — это, по сути, задача ради задачи – самоцель. Как правило, такие задачи:

  • имеют целевой результат созвучный с названием задачи, который представляет собой то же самое, что и название задачи, только не в виде глагола, а в виде существительного. Всегда такой результат очень трудно себе представить. Он не измерим, его трудно описать. Например, задача, звучащая так: «разработать стратегию...» с целевым результатом: «стратегия разработана» или задача: «установить порядок...» с целевым результатом: «порядок установлен...». Попробуй понять из таких формулировок, что и какого качества должно быть в итоге выполнения такой задачи.
  • носят «пассивный», а не «активный» характер. Вернее, характер, стимулирующий «пассивность», а не «активность». Например, задача «получить данные...» стимулирует пассивное ожидание, когда данные предоставят. Аналогично и задача «провести переговоры...». Поощряет пассивное вялотекущее ведение переговоров, их можно вести бесконечно. Провел переговоры? Да. Ну и что в результате? Думают. И так бесконечно.  На самом деле, настоящая задача должна стимулировать активность, должна отражать амбицию – притязание на что-либо. Она должна звучать по-другому. В её названии должен применяться глагол, нацеливающий на активные действия, а не на пассивное ожидание или вялотекущий процесс. Вместо «получить данные...», надо использовать «истребовать данные...», или взамен «провести переговоры...» необходимо применять «добиться согласия на договор...». Зацените разницу. Применяя «активные» глаголы мы «вдыхаем жизнь» в задачу. Теперь не посидишь в ожидании, не пустишь дело на самотёк. Задача толкает на активность. Надо поднимать задницу и «активничать». 
  • располагают целевым результатом, ценность и полезность которого ничтожна: не представляет никакого интереса ни для кого, и не используется в дальнейших делах для достижения чего-то более высокого и важного. Такой болезнью часто страдают, различные «контрольные», «отчётно-учётные» задачи и задачи «планирования». Результаты их исполнения, довольно часто, никому не нужны, кладутся «на полку» и пылятся там. Эти задачи — это голимый бюрократизм и формализм. Бумажки ради бумажек. Их исполнение напоминает ритуал. Как говорится, «бюрократ любой бумажке рад».  

«Псевдозадачи», как правило, выполняются «для галочки» - «на отвяжись», лишь бы отчитаться и забыть про них. Надо ли говорить, что большой объём таких задач в общем потоке задач приводит к формализму и бюрократизму. К работе ради работы. 

В итоге мы получаем, что все заняты делом, а ничего не меняется, ничего из запланированного не достигаем. Вам ничего это не напоминает?

Мне это напоминает, наше руководство государством. Выпускают много законов, ставят много задач, большая часть из которых – «псевдозадачи», а в результате «воз и ныне там». 

Надо принять новый закон об образовании, приняли, теперь закон есть, есть куча чиновников, которые его исправно исполняют, а качественного образования нет. Надо затеять модернизацию экономики, затеяли, где-то она идёт, очень много народу в ней задействовано, а что поменялось? Надо ввести новый закон о государственных закупках, ввели, и что? Что-то поменялось? Чего добились то?

На заре своего управленческого опыта я сам болел болезнью использования «псевдозадач». Могу сказать, что руководители весьма и весьма недооценивают влияние «псевдозадач» на эффективность управления организацией. 

Если «псевдозадачи» брать в расчёт производительности интеллектуального труда, то управленческая система, часто, будет довольно производительная. Но что это за производительность? Производительно переливаем из пустого в порожнее? Имитация Бурной Деятельности - ИБД? Нужно ли нам это? Я, думаю, что нет. Зачем быть «белкой в колесе»? 

А ведь не редко виной этому мы – руководители. Когда ставим вместо задач «псевдозадачи». Это мы ставим задачи «по-бюрократически». То есть так, что из названия задачи не понятно, о чём она? Для какой цели она ставится и что преследует? 

Часто, названия наших задач носят формальный характер. То есть, по сути, определяют формальную активность, а не работу на результат. В итоге наши организации «протухают», превращаются в «салем-сити», где все только, и делают, что выполняют какие-то ритуалы, не приводящие к достижению желаемых результатов. 

И, после этого нечего удивляться, почему у нас всё ориентировано на процесс, а не на достижение целей (конечных – целевых результатов). Ответ прост, мы сами всех ориентируем на это. Как корабль назовёшь, так он и поплывёт.

Как и в случае с НЕфункциональными задачами, «псевдозадачи» - это потери в интеллектуальном труде: брак, спам, «муда». Они тоже НЕфункциональные. С ними также нужно бороться. 

Нужно постоянно совершенствовать бизнес-процесс «МЕНЕДЖМЕНТ», то есть - УПРАВЛЕНИЯ ПОТОКОМ ЗАДАЧ, таким образом, чтобы исключать попадания в поток задач большого числа «псевдозадач». 

Мы должны стремиться к выявлению «псевдозадач», к сведению их доли к минимуму. И это будет приводить к более рациональному использованию ресурсов, а, следовательно, и к увеличению производительности интеллектуального труда и к повышению его качества. 

Это должен быть непрерывный процесс, аналогичный борьбе с потерями в физическом производстве.

Опять же, когда мы чётко понимаем и принимаем, что управление потоком задач — это процесс «МЕНЕДЖМЕНТ», а «псевдозадачи» — потери этого процесса. То мы понимаем, как построить непрерывное совершенствование процесса «МЕНЕДЖМЕНТ», выполняя цикл Деминга (PDCA) и измеряя показатели процесса — статистику по задачам, в том числе по доле и динамике «псевдозадач».

Статистика по «псевдозадачам» позволит достаточно однозначно и конкретно оценивать потери бизнес-процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» и обеспечит постоянство цели совершенствования этого бизнес-процесса.

Итак, «псевдозадачи» — это ещё один вид брака потока задач. Псевдозадача — это, по сути, задача ради задачи – самоцель. Псевдозадачи имеют целевой результат созвучный с названием задачи. Носят «пассивный», а не «активный» характер. Располагают целевым результатом, ценность и полезность которого ничтожна. Как правило, выполняются «для галочки» - «на отвяжись», лишь бы отчитаться и забыть про них. Большой объём таких задач в общем потоке задач приводит к формализму и бюрократизму. К работе ради работы. В итоге все заняты делом, а ничего не меняется, ничего из запланированного не достигаем. «Псевдозадачи» — это потери в интеллектуальном труде: брак, спам, «муда». Они тоже НЕфункциональные. С ними также нужно бороться. Статистика по «псевдозадачам» позволит оценивать потери бизнес-процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» и обеспечит постоянство цели совершенствования этого бизнес-процесса.

Ну а теперь давайте изучим, кто такой заказчик задачи?

 

Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!» 

С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр

Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".


[1] - Читай статью «Функциональные и НЕфункциональные задачи» в разделе «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА»»

О блоге

Блог «УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ» — это центральное место в Интернет, где описывается и обсуждается:

- архитектура системы Управления Потоком Задач (Система УПЗ);

- облик Технологии Управления Задачами (ТУЗ, Tasks Management Technology, TMT, Total Tasks Management, TTM), по которой работает Система УПЗ;

- семантическое ядро (единый язык) управления потоком задач.

Здесь объясняется, что только с их применением можно значительно увеличить Производительность Интеллектуального Труда (ПИТ) и обеспечить «управление сложностью (разнообразием) организации».

Говорится о том, что управление потоком задач – это и есть процесс «МЕНЕДЖМЕНТ».

Поиск по тегам

 Производительность интеллектуального труда \Система управления потоком задач \Управление потоком задач \Технология Управления Задачами \Задача \ПИТ \ТУЗ \УПЗ \АСУЗ \Интеллектуальный труд \Умственный труд \Total Tasks Management \Tasks Management Technology \постановка задачи \управление задачами \поток задач \Технология всеобщего Управления Задачами \задача (задачи) /цель \Процесс \Процессная задача \Smart \Менеджмент \Организация \Управление по целям \АСУЗ Мириада \Делегирование \Management by objectives \Декомпозиция \Действие \Целевая задача \Управление сложностью \Теория ограничения систем Голдратта \Управление качеством \
©2024 Управление потоком задач. Все права защищены

Поиск