Общий блог

Без топора — не плотник, без лопаты — не огородник

Во всех предыдущих статьях, а также в статье «Влияние потока задач на производительность интеллектуального труда?»^[1] я утверждал, что единственный способ увеличения производительности интеллектуального труда — это наладить управление потоком задач и постоянно его совершенствовать.

Но как управлять потоком задач?

Для этого надо сначала признать наличие потока задач, приняв задачу за единицу измерения интеллектуального труда. Причём нужно исходить из постулата, что труд – это выполнение задач, а интеллектуальный труд – это выполнение интеллектуальных задач^[2].

В многофакторной формуле расчёта «Агрегированной ПИТ»^[3] используется  такой показатель, как «КВИЗ, взвешенных на веса» – Количество Выполненных Интеллектуальных Задач, взвешенных на веса, выполненных всеми сотрудниками организации, занимающимися интеллектуальным трудом. 

Таким образом, задача в этой формуле является единицей измерения производительности интеллектуального труда. Но почему именно задача?

Потому что: 

1. согласно моему определению труда, труд – это выполнение задач, то есть объём труда характеризуется именно количеством задач. Задача является частичкой труда.
2. задача при соблюдении определённых правил, описанных в настоящем блоге, легко измеряется;
3. совокупность задач представляет собой достаточно однородную массу, где каждая задача сопоставима друг с другом. По крайней мере, любую деятельность можно разбить на задачи, вполне сопоставимые друг с другом, совокупность которых представит однородную массу. А именно достаточно однородную массу можно использовать в качестве числителя в формуле расчёта производительности интеллектуального труда.
4. Задача – это универсальный измеритель труда любого человека, независимо от его профессии и персональных способностей. То есть использованием такого показателя как задача нивелируются различия: в квалификации людей, в их технической оснащённости, в мотивации, в национальности и т. д.

Но почему бы в качестве измерителя производительности интеллектуального труда не использовать конечные – целевые результаты выполнения задач? Они ведь тоже измеримы.

Да, но целевые результаты интеллектуального труда очень сильно разнородны - отличаются друг от друга. Они могут быть совсем не сопоставимы друг с другом, соответственно, в совокупности не могут представлять собой достаточно однородную массу. Отсюда, их масса не может использоваться в качестве числителя в формуле расчёта производительности интеллектуального труда.

Таким образом, в интеллектуальном труде задача, как частичка труда, является единственным достаточно приемлемым (хотя и не идеальным) универсальным измерителем производительности интеллектуального труда.

Кроме того, результатами управлять невозможно, мы их должны добиваться. А добиваемся мы результатов путём выполнения задач, исполнения каких-либо действий. Поэтому надо управлять задачами, определяющими действия. 

Так мы обосновали, почему для управления потоком задач надо принять задачу за единицу измерения интеллектуального труда.

Затем нужно создать поток задач – я говорю: «запоточить» деятельность организации. 

Для этого потребуется:

1. создать систему управления потоком задач – систему УПЗ^[4];
2. «запоточить» задачи путём их генерирования;
3. наладить применение Реестров процедур для генерирования всего эпизодического^[5];
4. развернуть использование соответствующей технологии управления задачами, позволяющей фиксировать максимальный объём и стадии потока задач, а также генерировать поток задач^[6]. 

Всё это обеспечит его «осязаемость» и наблюдаемость – «материализацию».

Аналог – опять же производственная система. Все мы знаем, что в производственной системе материальный поток по заданной технологии визуализируется и контролируется посредством информационных систем, основанных на фиксации учётных показателей с помощью документов, программных продуктов, аппаратных средств и средств передачи данных. При этом используются такие инструменты, как «карточки канбан», MRP-системы, ERP-системы и др. Ни у кого не возникает сомнений в необходимости этого.

Если это оправдано в производственной системе в отношении материального потока, то почему бы не сделать то же самое и в отношении потока задач. Тем более, что доля и значение интеллектуального труда давно вышли на первый план^[7]. 

Материализация интеллектуальной работы в виде потока задач позволяет визуализировать загрузку работников интеллектуального труда, оценивать их результативность и полезность для организации. 

Наблюдаемый поток задач, даст полное представление о производительности всей управленческой системы и отдельных её частей, о степени «забюрокраченности» процессов, об объёме потерь в виде нефункциональных задач, в том числе «псевдозадач», в общем потоке и т. д.

Накопление задач (затор) в рамках общего потока на каком-либо из участков даст руководителю пищу для размышления над необходимостью изменения оргструктуры, оптимизации процессов, выделения дополнительных финансовых, человеческих и материальных ресурсов, делегирования задач, принятия кадровых и иных управленческих решений и т. д.

Для повышения производительности интеллектуального труда посредством управления потоком задач потребуется также внедрить системы стимулирования высокопроизводительной работы сотрудников и овладеть технологией, я бы даже сказал, - искусством формулирования и делегирования задач.

Далее нужно просто оперировать характеристиками «материализованного» потока задач: производительностью, темпами, ритмичностью, загрузкой, «узкими местами», потерями и т. д. Контролировать те участки, через которые он проходит, осуществлять регулирование и координирование их работы, перераспределение загрузки, «расшивку» «узких мест, бутылочных горлышек», устранение заторов и др. 

То есть для управления производительностью управляющей системы можно использовать те же подходы, что и для управления производительностью производственной системы, например, бережливое производство, статистические методы повышения качества, теорию ограничения систем Голдратта, контрольные карты и т. д.

Если кратко о том, как управлять потоком задач, то как-то так.

Резюмируем.

Для УПЗ надо сначала признать наличие потока задач, приняв задачу за единицу измерения интеллектуального труда. Так как задача, как частичка труда, является единственным достаточно приемлемым универсальным измерителем ПИТ. Затем нужно создать поток задач. Для этого потребуется: (1) создать систему УПЗ; (2) «запоточить» задачи путём их генерирования; (3) наладить применение Реестров процедур; (4) развернуть использование соответствующей ТУЗ, позволяющей фиксировать максимальный объём и стадии потока задач, а также генерировать поток задач. Всё это обеспечит его «осязаемость» и наблюдаемость – «материализацию». Материализация потока задач позволяет визуализировать загрузку работников интеллектуального труда, оценить их результативность и полезность для организации. Наблюдаемый поток задач даст полное представление о производительности всей управленческой системы и отдельных её частей, о степени «забюрокраченности» процессов, об объёме потерь в виде  нефункциональных задач, в том числе «псевдозадач», в общем потоке и т. д. Затем нужно просто оперировать характеристиками «материализованного» потока задач: производительностью, темпами, ритмичностью, загрузкой, «узкими местами», потерями и т. д.

Все последующие страницы и разделы блога об этом, но уже более подробно, структурно и системно.

Далее давайте изучим: что такое система управления потоком задач? Суть системы УПЗ.

Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!»

С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр

Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".

[1] Смотри в разделе 4. «Ключевая разовая проблема, мешающая повышению ПИТ».

[2] Смотри статьи «Труд» и «Интеллектуальный труд» в разделе 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда».

[3] Читай выше статью «Агрегированная производительность интеллектуального труда (Агрегированная ПИТ)» в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».

[4] Читай статью «Суть системы управления потоком задач» ниже в настоящем разделе.

[5] Смотри статью «Реестр процедур (РП)» ниже в настоящем разделе.

[6] Читай ниже раздел 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)».

[7] Об этом рассказано ранее в статье «Доля интеллектуального труда растёт» в разделе 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда».