Умение систематически контролировать исполнение планов - краеугольный камень системы исполнения, и любой умеющий эффективно выполнять поставленные задачи руководитель относится к контролю исполнения с религиозным почтением.
Ларри Боссиди, РЭМ Чаран[1]
В статье «Инструменты системы управления потоком задач» я АСУЗ «МИРИАДА»® (модуль «Задачи» и модуль «Стратегия») обозначил в качестве четвёртого инструмента, применяемого в системе УПЗ.
Идеологом и владельцем указанной Автоматизированной Системы Управления Задачами (АСУЗ) являюсь я сам.
Мой сайт по этому вопросу: http://motaev.ru.
К необходимости управления задачами я пришёл ещё в далёком 2003 году. В 2004г. приступил к разработке соответствующего программного продукта с целью автоматизации управления задачами.
В результате в 2005г. я выпустил первую версию Автоматизированной Системы Управления Задачами «МИРИАДА»®. Затем её многократно дорабатывал и совершенствовал вплоть до 2012г. включительно[2].
Применял её во всех управляемых мной бизнесах. Стремился создать её такой дешёвой и кондовой: простой и надёжной, как автомат Калашникова. С интуитивно понятным интерфейсом, ведь занятым топам некогда осваивать сложные инструменты.
Думаю, у меня получилось, раз она до сих пор работает без сбоев и глюков, и я ей пользуюсь по сей день. Кстати, и не только я.
Тогда ещё не было детально проработанной Технологии управления задачами, не было понимания системных требований к системе УПЗ, не было выверенной терминологии и многого другого. Я даже чётко не мог объяснить, чем задача отличается от цели, что такое задача, чем задача отличается от действия и т. д.
Это всё пришло в процессе применения управления задачами на практике, благодаря опыту, наработкам в реальных условиях и теоретическим изысканиям в области менеджмента. Да и цифровые технологии с тех пор ушли далеко вперёд, появились: веб-доступ, смартфоны, планшеты и мобильные приложения, сервисы мгновенных сообщений и т. д.
В итоге пришло понимание необходимости полной переработки АСУЗ «МИРИАДА»®. Что я в дальнейшем и сделаю.
Параллельно с написанием данного блога я пишу техническое задание на создание полноценной Автоматизированной Системы Управления Задачами (АСУЗ)[3]. Она полностью поглотит функционал, выполняемый программным продуктом Flying Logic Pro®, Реестром управления по миссии (в Excel), Реестром оценки статистики по ПЦР миссии (в Excel) и АСУЗ «МИРИАДА»® (модулем «Задачи» и модулем «Стратегия»). И даже название у АСУЗ будет другое.
 |
АСУЗ «МИРИАДА»® (2005г. выпуска в версии от 2012г.) — это десктоп-программа ЭВМ для продуктивной (т. е. низко трудоёмкой) визуализации (материализации, наблюдаемости) потока задач, позволяет получать информацию об объекте управления — о потоке задач. Контролировать выполнение задач. По сути, АСУЗ «МИРИАДА»® — это автоматизированная база данных задач – автоматизированная информационная система: |
1. управления задачами, формулируемыми в SMART-формате[4];
2. целеполагания методом «управления по целям» (Management By Objectives – MBO)[5];
3. декомпозиции целей, путём построения Дерева перехода[6] – одного из инструментов Теории ограничения систем (Theory Of Constraints, TOC)[7], разработанной Элияху Голдраттом[8];
4. моделирования организационной структуры и распределения функционала между сотрудниками под реализацию запланированных задач, одновременно с постановкой задач;
5. электронного делегирования, контроля и учёта задач.
В рамках АСУЗ «МИРИАДА»® автоматизируются следующие процессы:
1. процесс постановки (делегирования) задач. Отсюда, АСУЗ «МИРИАДА»® можно ещё назвать Системой Электронного Делегирования – СЭД;
2. процесс стратегического планирования;
3. процесс бюджетирования затрат и доходов «от задач»;
4. процесс организационного проектирования.
АСУЗ «МИРИАДА»® полностью базируется на принципах и правилах Технологии Управления Задачами®, построена по модульному принципу и состоит из двух модулей:
1. АСУЗ «МИРИАДА» - модуль «ЗАДАЧИ»,
2. АСУЗ «МИРИАДА» - модуль «СТРАТЕГИЯ».
Возникает вопрос: для чего в системе УПЗ используется такой инструмент, как АСУЗ «МИРИАДА»®?
Если кратко, то:
- в субсистеме ГЦЗ – для построения декомпозиции изъянов путём построения деревьев перехода (ДП)[9] – Модуль «Стратегия»,
- в субсистеме ВЗЗ – для делегирования, учёта и контроля выполнения задач сотрудниками – Модуль «Задачи».
ДП строится в рамках генерирования целевых задач:
1. для декомпозиции Целевых Стратегических Задач (ЦСЗ)[10] и разработки алгоритма их выполнения,
2. и, при объективном наличии, для выявления новых – декомпозированных изъянов и разовых проблем и потребностей по их преодолению.
Предназначение модуля «Задачи» АСУЗ «МИРИАДА»®: в рамках работы субсистемы ВЗЗ снизить трудоёмкость постановки задач сотрудникам и обеспечить фиксацию и хранение каждой поставленной задачи; снизить трудоёмкость планирования и перепланирования потребности в финансовых средствах на решение поставленных задач сотрудникам, обеспечить планирование затрат и доходов без отрыва от решаемых задач.
В рамках данного модуля решаются следующие задачи:
- планирование и фиксирование выполняемых задач путём занесения их в единую базу данных;
- постановка выполняемых задач одновременно нескольким сотрудникам;
- автоматическая выгрузка шаблонных дискретных задач (регулярно повторяющихся процессных задач);
- выгрузка шаблонных эпизодических задач (процессных задач из типовых составов задач (ТСЗ)) - постановка задач путём запуска типовых составов задач при наступлении событий, после которых надо выполнить заданный стандартный алгоритм действий;
- автоматическое оповещение задействованных в выполнении задачи сотрудников организации о постановке и изменении выполняемой задачи, включая руководителей указанных сотрудников;
- интерактивное утверждение, принятие, отклонение, изменение выполняемых задач и их исполнителей;
- интерактивное согласование изменений выполняемых задач и закрытия выполняемых задач (приёмка выполнения задач);
- изменение и расстановка весов в зависимости от приоритетности выполнения задач;
- хранение выполняемых задач и историй их изменений;
- напоминания по выполняемым задачам;
- коммуникации по выполняемым задачам (возможность написать письмо по каждой задаче по электронной почте) с целью получения обратной связи о ходе их выполнения;
- информирование о наступлении сроков выполнения задач, о просрочке задач;
- фильтрация и сортировка выполняемых задач;
- назначение и смена исполнителей (переадресация) выполняемых задач;
- закрепление должностей, функциональных ролей и определение подчинённости сотрудников;
- копирование выполняемых задач;
- фиксация процедур, путём создания и хранения типовых составов задач;
- накапливание и формирование статистики по выполнению задач;
- определение и контроль загрузки сотрудников;
- назначение дополнительных ресурсов на выполняемые задачи;
- трансляция задач на нижние уровни иерархической структуры организации;
- документирование выполняемых задач в виде бумажных планов, отчётов, протоколов, нарядов и т.д.;
- отчётность по выполняемым задачам;
- расчёт коэффициента выполнения задач (КВЗ) в разрезе сотрудников
- ведение финансовой структуры организации;
- бюджетирование затрат, необходимых для выполнения каждой задачи;
- бюджетирование доходов от выполнения задач, если таковые имеются;
- интерактивное согласование и пересогласование, и утверждение затрат и платежей;
- распределение затрат по ЦФО, ЦФУ и видам деятельности;
- формирование реестров: затрат, доходов, поступлений и платежей;
- документирование бюджетов в виде бумажных отчётов и т.д.
- другое
Скриншот фрагмента из модуля «Задачи» АСУЗ «МИРИАДА»®, представлен ниже на рисунке «Фрагмент из модуля «Задачи» АСУЗ «МИРИАДА»
Рисунок «Фрагмент из модуля «Задачи» АСУЗ «МИРИАДА»®»
Предназначение модуля «Стратегия» АСУЗ «МИРИАДА»®: в рамках работы субсистемы ГЦЗ снизить трудоёмкость декомпозиции изъянов путём построения дерева перехода и синтеза целевых стратегических задач, обеспечить их наглядную декомпозицию в логической взаимосвязи друг с другом, обеспечить фиксацию, корректировку и хранение стратегии организации, а также автоматизировать процесс доведения целевых стратегических задач из стратегии до конкретных сотрудников организации.
В рамках этого модуля выполняются следующие задачи:
- наглядная декомпозиция емких целевых стратегически задач до ЦСЗ нижнего уровня в виде Дерева Перехода из Теории ограничений систем;
- формулирование и хранение стратегии в электронном виде – в виде иерархической структуры целевых стратегических задач;
- планирование сроков и длительностей выполнения целевых стратегических задач;
- автоматическая выгрузка целевых стратегических задач в модуль «Задачи» АСУЗ «МИРИАДА»®, и таким образом, автоматическая постановка и доведение задач из стратегии до сотрудников;
- планирование целевых стратегических задач в логической взаимосвязи их друг с другом опять же посредством построения Дерева перехода из Теории ограничений систем;
- быстрая корректировка стратегии путём внесения изменений и дополнений в созданные диаграммы и автоматизированной выгрузки задач в модуль «Задачи» АСУЗ «МИРИАДА»®;
- предварительное бюджетирование стратегических задач;
- сохранение версий стратегий;
- интерактивное утверждение стратегий;
- экспорт декомпозированной стратегической задачи в MicroSoft Project® и построение плана-графика её выполнения посредством MicroSoft Project®;
- сохранение декомпозированной стратегической задачи в XML-файл с целью архивирования и пересылки;
- сохранение декомпозированной стратегической задачи в файл виде картинки диаграммы для пересылки и презентации тем, у кого нет модуля «Стратегия»;
- разграничение доступа различного уровня к стратегии и к отдельным стратегическим задачам;
- контроль и отслеживание хода реализации стратегии;
- документирование целевых стратегических задач в виде бумажных отчётов и т. д.;
- отчётность по целевым стратегическим задачам;
- другое.
Скриншот фрагмента из модуля «Стратегия» АСУЗ «МИРИАДА»®, представлен ниже на рисунке «Фрагмент из модуля «Стратегия» АСУЗ «МИРИАДА»
Рисунок «Фрагмент из модуля «Стратегия» АСУЗ «МИРИАДА»®»
Основная задача применения АСУЗ «МИРИАДА» - в разы снизить трудоёмкость процесса управления потоком задач.
При внедрении АСУЗ «МИРИАДА»® гарантированно обеспечиваются следующие эффекты:
- снижение трудозатрат на постановку и доведение задач до их исполнителей;
- снижение трудозатрат на получение информации о ходе выполнения задач;
- снижение трудозатрат на контроль выполнения задач;
- снижение трудозатрат на расстановку и изменение приоритетов по задачам;
- высвобождение времени на обдумывание новых задач;
- снижение трудозатрат из-за устранения ряда бюрократических процедур в рамках бюджетирования, согласований и т. д.;
- снижение трудозатрат на изменение задач, корректировку сроков, смену исполнителей;
- снижение трудозатрат на межфункциональную координацию сотрудников;
- устранение усилий на запоминание задач (освобождение оперативной памяти мозга);
- автоматическое накопление массива информации для оценки результативности сотрудников, содержания их работы, загрузки и т. д.
- увеличение прозрачности деятельности всех включённых в АСУЗ «МИРИАДА»® сотрудников.
Если мы вернёмся к логической структуре системы УПЗ[11], то мы можем увидеть в какой момент появляется и применяется АСУЗ «МИРИАДА»® (модуль «Задачи» и модуль «Стратегия») в системе управления потоком задач (см. Рис. «Момент появления и применения АСУЗ «МИРИАДА»® в системе УПЗ»).
Рисунок «Момент появления и применения АСУЗ «МИРИАДА»® в системе УПЗ»
Резюмируем.
АСУЗ «МИРИАДА»® (2005г. выпуска в версии от 2012г.) – это десктоп-программа ЭВМ для продуктивной (т.е. низкотрудоёмкой) визуализации (материализации, наблюдаемости) потока задач, позволяет получать информацию об объекте управления — о потоке задач. По сути, АСУЗ «МИРИАДА»® — это автоматизированная база данных задач. В рамках АСУЗ «МИРИАДА»® автоматизируются следующие процессы: (1) процесс постановки (делегирования) задач; (2) процесс стратегического планирования; (3) процесс бюджетирования затрат и доходов «от задач»; (4) процесс организационного проектирования. АСУЗ «МИРИАДА»® полностью базируется на принципах и правилах Технологии Управления Задачами, построена по модульному принципу и состоит из двух модулей: (1) модуль «Задачи»; (2) модуль «Стратегия». В системе УПЗ АСУЗ «МИРИАДА»® применяется: (1) в субсистеме ГЦЗ – для декомпозиции изъянов путём построения деревьев перехода (ДП) – Модуль «Стратегия»; (2) в субсистеме ВЗЗ – для делегирования, учёта и контроля выполнения задач сотрудниками – Модуль «Задачи». Основная задача применения АСУЗ «МИРИАДА»® - в разы снизить трудоёмкость процесса управления потоком задач.
В последующем, в разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)» я расскажу, в какой момент появляется и как применяется АСУЗ «МИРИАДА»® (модуль «Задачи» и модуль «Стратегия»).
Далее кратко разберём, что будет из себя представлять будущая автоматизированная система управления задачами (АСУЗ)?
Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!»
С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр
Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".
[1] Стр. 172 «Глава 3. Базовый элемент № 3 ...» книги «Исполнение: Система достижения целей». Ларри Боссиди, РЭМ Чаран. - М.: Альпина Паблишерз, 2011. - 325с. Ларри Боссиди — председатель совета директоров и генеральный директор компании Honeywell International. Диверсифицированная компания Honeywell International является одним из технологических и производственных лидеров своего рынка, ее рыночная стоимость оценивается в 25 млрд. долл. С 1991 по 1999 год Ларри Боссиди был председателем совета директоров и генеральным директором компании AlliedSignal, а в декабре 1999 года после ее слияния с Honeywell International стал председателем совета директоров объединенной компании Honeywell International. Рэм Чаран — советник генеральных директоров и топ-менеджеров различных компаний, от небольших до внесенных в список Fortune 500, в том числе General Electric, Ford, DuPont, EDS, Universal Studios и Verison. Он является автором нескольких книг и множества статей для журналов Harvard Business Review и Fortune. Имеет степень доктора философии и диплом МВА Гарвардской школы бизнеса, преподавал в Гарвардском и Северо-Западном университетах.
[2] Детально и развёрнуто история эволюции идеи управления потоком задач описана ниже в статье «История рождения управления потоком задач» в разделе 10. «Заключение по управлению потоком задач».
[3] Читай ниже статью «Автоматизированная система управления задачами (АСУЗ)» в настоящем разделе.
[4] Читай статью «Техника SMART» в разделе 8. «Применяемые в УПЗ известные методики, методологии и теории».
[5] Читай статью «Метод «управление по целям» (Management by Objectives, MBO)» в разделе 8. «Применяемые в УПЗ известные методики, методологии и теории».
[6] Смотри статью «Методология построения дерева перехода (ДП) из ТОС» в разделе 8. «Применяемые в УПЗ известные методики, методологии и теории».
[7] Читай статью «Теория ограничения систем Голдратта (ТОС)» разделе 8. «Применяемые в УПЗ известные методики, методологии и теории».
[8] Элияху Моше Голдратт (31.03.1948— 11.06.2011) — создатель теории ограничений (TOC — Theory of Constraints). Э. Голдратт прославился как автор нескольких бестселлеров в сфере деловой научно-популярной литературы.
[9] Об этом подробно в статье «Воспроизводимая декомпозиция изъянов» ниже в подразделе 7.1. «Технология генерирования целевых задач (Технология ГЦЗ)» в разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)»
[10] О ЦСЗ читай статью «Понятие сущности «Целевая Стратегическая Задача (ЦСЗ)» ниже в настоящем разделе.
[11] См. выше статью «Логическая структура системы управления потоком задач» в разделе 6. «Система управления потоком задач»
