Где строгий учёт, там зерно не утечёт
Выше в статье «Реестр процедур (РП)» в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)» я задался вопросом: что такое реестр процедур? Приступил к ответу на него. Дал полное определение Реестру процедур (РП).
И обозначил, что РП имеет две ипостаси:
1. РП – это УЗЕЛ – процессная сущность;
2. РП – это ФОРМУЛЯР.
Затем, в статье «Реестр процедур – это узел системы – процессная сущность»[1], я разъяснил, что Реестр процедур представляет из себя в качестве первой ипостаси – узла системы – процессной сущности.
После, в статье «Понятие сущности «ПРОЦЕДУРА» выше в настоящем разделе, я описал понятие процедуры. Показал, в чём заключается её суть, чтобы «процедуру» можно было идентифицировать и отделить от других сущностей.
Далее, в предыдущей статье «Типовое строение процедуры», я обрисовал комплексное представление о структуре процедуры, т. е. о том, как она устроена, какие и как её элементы взаимосвязаны между собой.
Теперь, пришло время описать вторую ипостась Реестра процедур. И ответить на вопрос: что из себя представляет реестр процедур уже в качестве формуляра – материального – осязаемого элемента системы? Что такое РП, как формуляр?
Ведь любая система в конечном итоге конструируется из осязаемых элементов. Никакую систему невозможно создать из ничего – из воздуха.
Когда я вышел на реестр процедур, я достиг тот предел деления системы, который стал представлять из себя осязаемый и наблюдаемый её элемент в виде формуляра.
Теперь из набора таких элементов мы можем сконструировать любую осязаемую и наблюдаемую субсистему и систему в целом. То, чем фактически и физически мы можем пользоваться. Во что можем вносить изменения и совершенствования.
Итак, стартанём.
А для начала дадим определение формуляру.
В контексте управления потоком задач[2] формуляр – это поименованная бланковая форма документа какой-либо конкретной разновидности, исполненная в электронном или бумажном виде, применяемая в процедуре по какой-либо функции, выполняемой в отношении какой-либо процессной сущности.
Из этого определения следует, что Реестр процедур, как формуляр должен иметь:
- наименование;
- разновидность;
- предназначение;
- форму;
- вид исполнения;
- процедуру, в которой применяется;
- функцию, в рамках которой выполняется процедура;
- процессную сущность, в отношении которой выполняется функция.
В нашем случае разновидность формуляра – это «РЕЕСТР ПРОЦЕДУР».
О том, как формируется наименование Реестра процедур, я писал выше в завершении статьи «Реестр процедур – это узел системы – процессная сущность» в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
Здесь лишь повторюсь, что в наименовании Реестра процедур всегда есть отсылка:
- к тому, что это РП,
- к тому, что это РП по функции,
- к тому, что эта функция в отношении определённой ПС.
Ну и для компактности в кратком названии каждого Реестра процедур я опускаю наименование функции, которую он выполняет. И указываю только краткое обозначение (название) ПС, по функции которой Реестр процедур.
Например, полностью пишу так: «Реестр процедур по воспроизводимому моделированию шаблонных дискретных задач»[3], а кратко – так: «РП по ШДЗ».
При этом уточню, название функции убирается из написания наименования РП, но не из смысла. Название функции при этом подразумевается.
Реестр предназначен для генерирования и выполнения всего эпизодического, для:
- запуска и отслеживания хода выполнения запоточенных эпизодических задач (ЗЭЗ) и эпизодических действий (ЭД) в отношении каждого появившегося конкретного процессного объекта (КПО), относящегося к какой-либо определённой контекстной процессной сущности (ПС);
- контроля через это своевременности и ритмичности выполнения запоточенных процедур и операций по каждой шаблонной дискретной задаче – функции;
- накопления исходных статистических данных о ходе выполнения ЗЭЗ и ЭД в целях оценки степени достижения целевого результата каждой шаблонной дискретной задачи – функции.
Реестр процедур, как формуляр имеет универсальную форму – единую для всех функций, выполняемых в системе.
Особо акцентирую, РП имеет единую форму, НО НЕ СОДЕРЖАНИЕ!
У каждого реестра процедур своё уникальное содержание, но при этом одинаковая форма. То есть по содержанию все РП отличаются друг от друга - уникальны. А по форме – нет.
Реестр процедур – это формуляр, исполненный в виде электронной таблицы, представляющей собой реестр.
Если посмотреть определение в Интернет, то «реестр — это форма систематизации, учёта; список, перечень, опись».
Возникает вопрос: систематизация, учёт; список, перечень, опись чего?
Отвечаю: процедур[4].
Процедур, инициированных при наступлении запускающих событий (ЗС) и выполняемых в отношении конкретных процессных объектов (КПО), контекстной процессной сущности (ПС), в отношении которой выполняется функция Реестром процедур. Иными словами – это систематизация, учёт; список (перечень, опись) «запоточенных процедур (ЗП)»[5].
Поэтому он и называется реестр именно ПРОЦЕДУР.
То есть в Реестре процедур осуществляется систематизация и учёт КПО контекстной процессной сущности и, ГЛАВНОЕ, выполняемых в отношении их «запоточенных процедур (ЗП)».
В РП формируется список (перечень, опись) этих запоточенных процедур, ведётся учёт их выполнения, выполнения их запоточенных операций и исполнения эпизодических действий, отслеживается их ход, сроки, длительность и трудоёмкость[6].
Сейчас Реестр процедур, как формуляр, имеет электронный вид в Excel-формате. То есть – это электронная таблица в Microsoft Excel.
Из-за этого в настоящее время Реестр процедур имеет весьма нагруженную и объёмную форму. Это объясняется существенными ограничениями самой программы: Microsoft Excel.
В дальнейшем Реестр процедур будет формироваться также в виде электронной таблицы, но уже в разрабатываемой АСУЗ[7]. Откуда затем его можно будет выгрузить (экспортировать), в том числе в Excel-формате, и, при необходимости, распечатать.
В АСУЗ форма Реестра процедур будет значительно упрощена, многие её элементы будут скрыты, и будут появляться только тогда, когда возникнет необходимость в их просмотре и прочтении.
Собственно говоря, АСУЗ для того и нужна, чтобы ещё упростить форму Реестра процедур, и сделать интерфейс работы с ним более простым, удобным, дружелюбным и функциональным по сравнению с электронной таблицей в MicroSoft Excel.
Как я уже говорил, параллельно с написанием данной книги, я пишу техническое задание (ТЗ) на разработку уже полноценной и комплексной Автоматизированной Системы Управления Задачами (АСУЗ).
И это ТЗ предусматривает необходимые функциональные требования к АСУЗ в части формирования Типового Реестра Процедур (ТРП) и создания (реплицирования) из него конкретных Реестров процедур под любую функцию, которую потребуется выполнять.
Каждый отдельный Реестр процедур, как формуляр, создаётся под каждую отдельную функцию, которую он выполняет.
При этом Реестр процедур создаётся (реплицируется) из Типового Реестра Процедур (кратко – ТРП)[8] после того, как была сформирована функция, выполняемая реестром процедур. То есть создание нового РП инициирует наступление такого запускающего события (ЗС), как: «Сформирована функция, выполняемая реестром процедур».
В свою очередь, формирование функции производится в Реестре процедур по воспроизводимому конструированию реестров процедур (в РП по РП).
Сказанное означает следующее:
- что мы создаём РП по функции только после того, как сформируем саму функцию;
- создавать РП, без формирования функции, которую он будет выполнять бессмысленно, преждевременно и нецелесообразно.
Сейчас в Microsoft Excel Реестр процедур создаётся человеком, при наступлении указанного выше ЗС, путём копирования Типового РП (ТРП) в соответствующем РУ по МИССИИ[9].
В разрабатываемой АСУЗ это будет делаться автоматически – программой. Без участия человека, а, соответственно, без трудозатрат на это действие.
После создания РП из ТРП осуществляется его индивидуализация. То есть в него вносятся необходимые данные и осуществляются настройки под выполнение одной строго заданной функции. Индивидуализация производится так, чтобы РП стал в создаваемой системе уникальным по содержанию. Единственным в своём роде.
Указанные манипуляции с Реестром процедур осуществляются в рамках такой процедуры, как: «Сконструировать Реестр Процедур», со следующими значениями атрибутов:
Эту процедуру я уже упоминал в предыдущей статье «Типовое строение процедуры». Именно при её выполнении, т. е. в ней применяется РП, как формуляр. В ходе её выполнения ТРП преобразуется в уникальный РП по уникальной функции.
При этом сама процедура «Сконструировать Реестр Процедур», в которой применяется РП, как формуляр, в свою очередь выполняется в рамках такой функции, как «Обеспечить воспроизводимость конструирования Реестров процедур» (кратко – «Воспроизводимое конструирование РП»). Значения атрибутов этой функции были представлены выше в предыдущей статье «Типовое строение процедуры» в Таблице «Атрибуты функции, для выполнения которой нужна процедура».
Если вы посмотрите данную таблицу, то увидите, что приведённая в ней функция выполняется в отношении такой процессной сущности, как «Реестр процедур (РП)».
В следующем тексте я буду использовать Реестр процедур по воспроизводимому конструированию реестров процедур (РП по РП) в качестве примера, описывающего и форму, и содержание Типового Реестра Процедур (ТРП).
Как я уже сказал выше, в статье «Реестр процедур – это узел системы – процессная сущность», Типовой Реестр Процедур (ТРП), как формуляр в форме таблицы, имеет четыре раздела:
1. раздел «Атрибуты ПС»,
2. раздел «ЗЭЗ функции»,
3. раздел «Процедура»,
4. раздел «РИД по ФУНКЦИИ».
Все разделы ТРП предполагают возможность перестановки столбцов местами, вставку новых столбцов.
Ведь последовательности действий в процедуре и атрибуты процессной сущности могут меняться, по мере совершенствования и уточнения процедуры, которая реплицируется в Реестре процедур. Могут появляться новые атрибуты, новые запоточенные эпизодические задачи, новые шаблонные эпизодические действия в ней, и новые показатели статистики.
Кроме перечисленных 4-х разделов, ТРП имеет три сектора:
1. Сектор «Функция»,
2. Сектор «ШЭЗ»,
3. Сектор «КПО».
Форма Типового Реестра Процедур (ТРП), имеющего четыре указанных раздела и три указанных сектора, представлена ниже на рисунке «Типовой Реестр Процедур (ТРП)».
Рисунок «Типовой Реестр Процедур (ТРП)»
Этот рисунок не читабелен из-за величины Реестра процедур. Он здесь приведён для того, чтобы наглядно показать не что содержит Реестр процедур, а какой он формы; как он выглядит, как формуляр; какие сектора и разделы имеет и как они расположены относительно друг друга.
Для ознакомления с содержанием Реестров процедур, в формате Excel-файла полную версию реально работающих Реестров процедур можно посмотреть в моём блоге «УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ» (http://potokzadach.ru) здесь.
Сразу же оговорюсь, что форма Типового Реестра процедур (ТРП), так или иначе, содержит все элементы, представленные в предыдущей статье «Типовое строение процедуры»:
- описание функции, для выполнения которой применяется процедура;
- описание названий атрибутов процессной сущности (ПС), в отношении которой выполняется эта функция;
- описание шаблонных эпизодических задач (ШЭЗ): процедуры и её операций;
- описание шаблонных эпизодических действий (ШЭД) операций процедуры, а также применяемых при их исполнении: правил, понятий, формуляров и хранилищ информации (ХИ).
Собственно говоря, именно для этого сначала и было описано типовое строение процедуры. Чтобы легче было обрисовать сейчас сам Типовой Реестр Процедур (ТРП), содержащий все перечисленные описания. Далее вы поймёте это.
На приведённом выше рисунке «Типовой Реестр Процедур (ТРП)» есть сектор «Функция», обозначенный цифрой «1», — это как раз описание функции, которую выполняет конкретный реестр процедур.
Сектор «Функция», имеющий это описание, предназначен для информирования пользователя Реестра процедур о параметрах функции, которую РП выполняет, ради которой он создан, и ради которой выполняются процедуры в РП.
Этот сектор по форме полностью идентичен Таблице «Атрибуты функции, для выполнения которой нужна процедура» из предыдущей статьи.
В нём представлены значения атрибутов функции, формирующие такое описание.
Рисунок «Сектор «Функция» Типового Реестра Процедур»
Эти значения атрибутов функции после того, как мы введём код нужной функции, автоматически по формуле берутся из Реестра процедур по воспроизводимому конструированию реестров процедур (РП по РП). Формула вытаскивает оттуда необходимые значения атрибутов нужной нам функции, код которой был указан.
Представленная в секторе «Функция» информация, говорит нам о том, для чего нужен Реестр процедур и для чего нужны его процедуры. То есть для выполнения функции, описанной в секторе, обозначенном цифрой «1».
Видя параметры выполняемой функции, мы понимаем к чему мы должны стремиться, запуская и выполняя её процедуры. Осознаём, что выполнение процедур – это не самоцель, а лишь средство достижения целевого результата выполняемой функции. Учитываем, что мы должны так выполнять все запоточенные в РП процедуры, чтобы за каждый дискретный период достигался главный показатель целевого результата (ПЦР) функции.
И мы видим, кто отвечает за выполнение функции в целом, и кто заказывает её выполнение. Это должностные лица организации, за которыми закреплены соответствующие функциональные роли, указанные в секторе «Функция», строки:
- «Краткое наименование ФР - заказчика функции»,
- «Краткое наименование ФР ответственного выполнителя функции»
На рисунке «Типовой Реестр Процедур (ТРП)» имеется также сектор «ШЭЗ», обозначенный цифрой «2». Это описание шаблонных эпизодических задач (ШЭЗ): процедуры и её операций.
Сектор «ШЭЗ» предназначен для информирования пользователя Реестра процедур о параметрах ШЭЗ (параметрах процедуры и её операций), из которых будут реплицироваться (клонироваться, генерироваться путём копирования) запоточенные эпизодические задачи (ЗЭЗ).
Что говорит о том, что с этих ШЭЗ будет производиться «транскрипция» (буквально – переписывание, считывание) задач из процедур. Которые в дальнейшем будут «транспортироваться» и «транслироваться» в адрес сотрудников для выполнения.
Данный сектор по форме также полностью идентичен Таблице «Список ШЭЗ процедуры» из предыдущей статьи и представлен на следующем рисунке:
Рисунок «Сектор «ШЭЗ» Типового Реестра Процедур»
В таблице на этом рисунке перечислены все шаблонные эпизодические задачи (ШЭЗ), которые выполняются в отношении любого конкретного процессного объекта (КПО), относящегося к контекстной процессной сущности (ПС)[10]. И процедура, и все операции этой процедуры.
Сие информирует нас о том, что именно эти ШЭЗ (и процедура и её операции) будут инициироваться к выполнению в отношении каждого КПО, контекстной ПС, в отношении которой выполняется функция Реестром процедур.
Такая инициация будет осуществляться каждый раз при наступлении соответствующего запускающего события (ЗС)[11], также указанного в секторе «ШЭЗ» в столбце «Запускающее событие (ЗС), инициирующее ШЭЗ».
Таким образом, в секторе «ШЭЗ» перечислены шаблонные эпизодические задачи (ШЭЗ) функции (процедура и её операции), из коих будут генерироваться (реплицироваться) запоточенные эпизодические задачи (ЗЭЗ):
- «запоточенная процедура (кратко – ЗП)»,
- и «запоточенные операции (кратко – ЗО)».
Запоточенные операции (ЗО) при этом будут генерироваться в той строго заданной последовательности, в которой они перечислены в таблице. Именно эта последовательность операций, задаёт алгоритм выполнения процедуры. То есть это те операции, последовательным выполнением которых будет выполнена вся процедура в целом.
Отсюда, ШЭЗ функции, перечисленные в секторе «ШЭЗ», будут повторяться много раз, итерационно, каждый раз как будет происходить одно и то же запускающее событие (ЗС). Помните, что я говорил, ШЭЗ – это шаблон эпизодической задачи. А эпизодическая задача – это процессная задача. А процессная задача – это многоразовая задача.
Резюмируем.
Реестр процедур во второй ипостаси – это формуляр – материальный – осязаемый элемент системы. То, чем фактически и физически мы можем пользоваться. Во что можем вносить изменения и совершенствования. Разновидность формуляра – это «РЕЕСТР ПРОЦЕДУР». В наименовании РП всегда есть отсылка к тому, что это РП, что это РП по функции, что эта функция в отношении определённой ПС. РП предназначен для генерирования и выполнения всего эпизодического. РП имеет универсальную форму – единую для всех функций. Но не содержание! РП исполняется в виде электронной таблицы, представляющей собой реестр. В нём ведётся систематизация, учёт; список, перечень, опись процедур. В РП осуществляется систематизация и учёт КПО контекстной ПС и выполняемых в отношении их «запоточенных процедур (ЗП)». РП имеет электронный вид, до разработки АСУЗ – в Excel-формате. То есть сейчас – это электронная таблица в MicroSoft Excel. Реестр процедур создаётся (реплицируется) из Типового Реестра Процедур (ТРП) после того, как была сформирована функция, выполняемая реестром процедур. Манипуляции с РП осуществляются в рамках такой процедуры, как: «Сконструировать Реестр Процедур». При этом сама процедура, в которой применяется РП, в свою очередь выполняется в рамках такой функции, как «Обеспечить воспроизводимость конструирования Реестров процедур» (кратко – «Воспроизводимое конструирование РП»). Отсюда, эта функция выполняется в отношении такой ПС, как «Реестр процедур (РП)». ТРП имеет четыре раздела: (1) раздел «Атрибуты ПС»; (2) раздел «ЗЭЗ функции»; (3) раздел «Процедура»; (4) раздел «РИД по ФУНКЦИИ». Все разделы ТРП предполагают возможность перестановки столбцов местами, вставку новых столбцов. ТРП также имеет три сектора: (1) Сектор «Функция»; (2) Сектор «ШЭЗ»; (3) Сектор «КПО». Сектор «Функция» предназначен для информирования пользователя РП о параметрах функции, которую РП выполняет, ради которой он создан, и ради которой выполняются процедуры в РП. Сектор «ШЭЗ» предназначен для информирования пользователя РП о параметрах ШЭЗ (параметрах процедуры и её операций), из которых будут реплицироваться запоточенные эпизодические задачи (ЗЭЗ). ШЭЗ функции, перечисленные в секторе «ШЭЗ», будут повторяться много раз, итерационно, каждый раз как будет происходить одно и тоже запускающее событие (ЗС).
Далее надо показать механизм, как одни и те же запоточенные эпизодические задачи (ЗЭЗ), будут реплицироваться в РП из ШЭЗ, запускаться и выполняться «раз, ещё раз, ещё много-много раз». Столько раз, сколько раз появится новый КПО.
Поэтому давайте изучим, что из себя представляет Раздел «ЗЭЗ функции» Типового Реестра Процедур?
Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!»
С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр
Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".
[1] Смотри статью в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
[2] Все определения в настоящей книге даются мной только в контексте управления потоком задач, то есть осмысленные и сформулированные через призму управления потоком задач.
[3] Описание шаблонной дискретной задачи дано мной в статье «Понятие «шаблонная дискретная задача (ШДЗ)» в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
[4] О том, что такое процедура я рассказываю в статье «Понятие сущности «ПРОЦЕДУРА» выше в настоящем разделе.
[5] Запоточенная процедура (кратко – ЗП) – это разновидность запоточенной эпизодической задачи (ЗЭЗ). Впервые я её упоминал в статье «Понятие сущности «ПРОЦЕДУРА» выше в настоящем разделе. Подробнее о ЗЭЗ я расскажу ниже в статье «Воспроизводимое генерирование Запоточенных Эпизодических Задач (ЗЭЗ)» в подразделе 7.3. «Технология выполнения запоточенных задач (Технология ВЗЗ)».
[6] Подробнее об этом я расскажу в статье «Роль Реестра процедур в управлении потоком задач» ниже в настоящем разделе.
[7] Об АСУЗ было рассказано выше в статье «Автоматизированная система управления задачами (АСУЗ)» в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
[8] Типовой Реестр Процедур (кратко – ТРП) – это типовая форма такого формуляра, как Реестр процедур.
[9] О том, что такое РУ по МИССИИ, я рассказывал в статье «Реестр управления (РУ) по миссии» выше в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
[10] При этом контекстная процессная сущность указана в секторе «Функция» Типового Реестра Процедур. Смотри выше на рисунке «Сектор «Функция» Типового Реестра Процедур» в настоящей статье.
[11] Подробнее о запускающем событии, читай в статье «Идентификация Запускающих Событий (ЗС)» в подразделе 7.1. «Технология генерирования процессных задач (Технология ГПЗ)» ниже в настоящем разделе.
