Напрасный труд - удить без крючка и учиться без книг.
В предыдущем разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)» я рассказал, что нужно сделать, чтобы наш поток задач стал управляемым таким образом, чтобы ПИТ была наивысшей? Что для этого нужно создать? Какую систему?
Дал описание системы УПЗ и всех её элементов.
Но для того, чтобы обеспечивать наивысшую производительность выполнения интеллектуальных задач (производительность интеллектуального труда), этого недостаточно.
Для управления потоком задач, чтобы ПИТ была наивысшей, нужна ещё и Технология[1]. В нашем случае – Технология Управления Задачами (кратко — ТУЗ, Tasks Management Technology, TMT, Total Tasks Management, TTM®).
Следовательно, сейчас возникает вопрос: какая технология нужна для управления задачами?
Система УПЗ, как и любая другая система, должна работать по заданной технологии, которая предопределяет некоторый алгоритм. В нашем случае – алгоритм управления задачами.
Об этом я писал в статье «Понятие сущности «СИСТЕМА» через призму управления потоком задач» выше в настоящем разделе, где говорил, что «система – это единство, обеспечивающее воспроизводимое выполнение миссии с применением необходимых инструментов, выстроенных в определённую технологию. Ни одна система не функционирует без технологии. С технологией система работает упорядоченно, логично. Исключается хаотичность, беспорядочность. Технология – это, по сути, инструкция (руководство) пользователя системы. Поэтому важно описать технологию под систему. Особенно под сложную систему».
В статье «Задача (суть) блога» выше в разделе 1. «Введение в управление потоком задач» я уже обосновывал, что решение проблемы «управления сложностью», должно базироваться на следующих первичных системных требованиях (ограничениях):
- должен быть метод,
- должна быть система,
- эта система должна стать надсистемой,
- должно минимизироваться количество подсистем и сущностей,
- должна быть модель.
Исходя из этого перечня наличие «метода» является обязательным. И, я синтезировал такой «метод». Это Технология Управления Задачами.
ТУЗ – это такая технология, строгое следование которой должно гарантированно обеспечивать воспроизводимое выполнение функций Реестрами процедур системы УПЗ.
Одновременно всех функций и одновременно всеми Реестрами процедур системы УПЗ, которые были описаны выше в настоящем разделе в статье «Реестры процедур субсистем системы УПЗ и выполняемые ими функции» и перечислены в таблице в Приложении № 5: «Список реестров процедур системы УПЗ и выполняемых ими функций». А для того, чтобы это происходило, их нужно объединить и встроить в логическую структуру внутренних взаимных связей, описанную в статье «Логическая структура системы управления потоком задач», и затем тщательно сбалансировать.
Воспроизводимое выполнение функций Реестрами процедур, автоматически обеспечит воспроизводимое выполнение бизнес-процессов, выполняемых субсистемами системы УПЗ. А через это будет гарантированно обеспечено воспроизводимое выполнение миссии самой системы УПЗ.
Таким образом, нам нужна такая технология, которая предписывала бы такие алгоритмы, ежедневное, рутинное и скрупулёзное выполнение которых гарантированно бы обеспечивало воспроизводимое выполнение функций, бизнес-процессов и миссии системы УПЗ.
Возникает вопрос: что из себя должны представлять эти алгоритмы?
Отвечаю: это последовательности выполнения шаблонных эпизодических задач (ШЭЗ) в отношении конкретных процессных объектов (КПО), контекстных процессных сущностей (ПС), в отношении которых выполняются функции Реестрами процедур.
Выше я говорил:
- что функция выполняется таким узлом системы, как Реестр процедур;
- что функция выполняется в отношении процессной сущности;
- что функция – это шаблонная дискретная задача.
Выше в статье «Процессная задача (ПЗ)» в настоящем разделе я утверждал, что: «Дискретные задачи жёстко привязаны к наступлению дискретного периода – к событию тайминга – к дате его начала. Дискретный период наступил, дискретная задача на дискретный период запустилась. Это значит, что от периода к периоду должна выполняться одна и та же дискретная задача. На каждый дискретный период формулируется задача с одним и тем же наименованием, имеющим форму глагола совершенного вида (ответ на вопрос: что сделать?)». Приводил там примеры таких задач.
Так вот, функции – это такие задачи. Дискретные задачи. Об этом я рассказывал в статье «Понятие «шаблонная дискретная задача (ШДЗ)» выше в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
Но дело в том, что в ежедневном режиме, внутри каждой контекстной процессной сущности, в отношении которой выполняется функция, конкретные процессные объекты (КПО), на которые нужно воздействовать, появляются не регулярно, не по событию тайминга, не на момент (дату) начала дискретного периода.
Происходит это хаотически, беспорядочно, т. е. когда им вздумается, без привязки к дате, ситуативно, по мере появления потребности – эпизодически[2]. А именно, когда свершается (наступает) стандартное запускающее событие (кратко – ЗС)[3].
Это означает, что на КПО надо воздействовать эпизодически, по мере их появления. То есть в отношении их надо выполнять эпизодические задачи, а не дискретные.
Эти задачи я тоже описал выше в статье «Процессная задача (ПЗ)» в настоящем разделе. Там же привёл примеры. И указал, что дискретные задачи всегда выполняются в отношении сущностей: абстрактных или процессных, а эпизодические задачи – в отношении КПО. Кроме того, обозначил, что выполнением эпизодической задачи меняется положение и/или состояние какого-то конкретного процессного объекта.
Определение КПО дано мной в статье «Понятие «сущность» в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА». Вот оно.
Конкретный процессный объект (КПО) – это внутри контекстной процессной сущности (которая является типом объектов) конкретный материальный или нематериальный объект, обладающий в определённый момент времени конкретными значениями всех атрибутов, унаследованных от процессной сущности, необходимых и достаточных для его идентификации.
Там же мной дано разъяснение, что такое контекстная процессная сущность.
Из сказанного следует, что, когда мы переходим на уровень описания технологии, мы должны описывать алгоритмы (последовательности) выполнения шаблонных эпизодических задач (ШЭЗ) в отношении конкретных процессных объектов (КПО), контекстных процессных сущностей (ПС), в отношении которых выполняются функции Реестрами процедур.
В то время как формулирование дискретных задач, нужно для проектирования и описания: систем, их субсистем и Реестров процедур. Что я и продемонстрировал в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)» и в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)». Ведь именно система и её элементы (субсистемы и Реестры процедур) выполняют шаблонные дискретные задачи: миссию, бизнес-процессы и функции.
То есть, когда мы оперируем системами и её элементами, мы должны думать о том, какие именно дискретные задачи они должны выполнять и в отношении каких сущностей: абстрактных или процессных.
А когда мы переходим на уровень оперирования конкретных процессных объектов (КПО), мы должны задумываться о технологии такого оперирования. Мы должны определять по какой технологии системы в лице их Реестров процедур, будут в рамках выполняемых ими функций перерабатывать (перемалывать) каждый КПО, появившийся внутри контекстной процессной сущности. А появляются они, как я уже сказал, эпизодически.
Следовательно, технология – это о том, как выполнять шаблонные эпизодические задачи в отношении таких КПО. Какого содержания и в какой последовательности?
Отсюда, вытекает наше определение ТУЗ.
Технология Управления Задачами – это совокупность взаимоувязанных: (1) шаблонных эпизодических задач (ШЭЗ)[4]: процедур[5] и операций[6]; (2) шаблонных эпизодических действий (ШЭД)[7], исполняемых в рамках выполнения операций процедур; (3) правил их исполнения; (4) применяемых формуляров[8] и хранилищ информации (ХИ)[9], (5) методов[10] и терминологии управления задачами; (6) условий стимулирования сотрудников интеллектуального труда – для управления потоком задач с целью обеспечения наивысшей производительности интеллектуального труда.
Из приведённого определения вытекает, что в рамках выполнения функций Реестрами процедур системы УПЗ, технология управления задачами предписывает алгоритм выполнения: шаблонных эпизодических задач (процедур, операций) и шаблонных эпизодических действий (ШЭД), правила их выполнения, используемые методы и инструменты, формуляры и хранилища информации.
Правильно следуя технологии мы гарантированно получаем заданные: результаты, сроки, качество и трудоёмкости.
Тем самым добиваемся статистической управляемости и воспроизводимости выполнения ШДЗ (миссии, БП и функций) системой УПЗ, её субсистемами и реестрами процедур.
Как говорится: «правильные действия должны выполняться в правильное время, в правильном порядке, с правильной интенсивностью и в правильной последовательности. Вам необходимо научиться правильно делать правильные вещи»[11].
То есть технологично.
При этом Технология Управления Задачами не управляет производительностью интеллектуального труда. Она создаёт условия для повышения производительности интеллектуального труда путём управления потоком задач.
ТУЗ позволяет потоком задач оперировать. Даёт для этого необходимую информацию и рычаги, с помощью которых руководитель организации может повысить производительность интеллектуального труда, включая собственную производительность.
С помощью Технологии Управления Задачами интеллектуальный труд становится более производительным за счёт того, что он преобразуется в материализованный: осязаемый и наблюдаемый, управляемый и координируемый поток задач.
Поток, который характеризует и даёт наглядное представление о результатах и загрузке сотрудников интеллектуального труда.
В задачи технологии входит:
- Задать ШЭЗ: процедуры, выполняемые в рамках функций процессных сущностей системы УПЗ;
- Задать ШЭЗ: операции, выполняемые в рамках этих процедур;
- Задать шаблонные эпизодические действия (ШЭД), исполняемые в рамках выполнения указанных операций;
- Задать правила исполнения данных ШЭД;
- Задать применяемые в процедурах формуляры и хранилища информации (ХИ);
- Задать используемые в процедурах методы;
- Задать терминологию управления потоком задач;
- Задать условия стимулирования сотрудников интеллектуального труда.
Технология объясняет и показывает, как это делать шаг за шагом. Как это делать регулярно, в ежедневном, рутинном режиме. Что делать и зачем.
В ТУЗ всё вышеперечисленное выстраивается в определённый алгоритм – в строго заданную последовательность выполнения и применения.
Резюмируем.
Ни одна система не функционирует без технологии. Для УПЗ, чтобы ПИТ была наивысшей, нужна Технология Управления Задачами (ТУЗ). Такая технология, которая предписывала бы такие алгоритмы, ежедневное, рутинное и скрупулёзное выполнение которых гарантированно бы обеспечивало воспроизводимое выполнение функций, бизнес-процессов и миссии системы УПЗ. Когда мы переходим на уровень описания технологии, мы должны описывать алгоритмы (последовательности) выполнения шаблонных эпизодических задач (ШЭЗ) в отношении конкретных процессных объектов (КПО), контекстных процессных сущностей (ПС), в отношении которых выполняются функции Реестрами процедур. Следовательно, ТУЗ – это о том, как выполнять шаблонные эпизодические задачи в отношении КПО. Отсюда, ТУЗ – это совокупность взаимоувязанных: (1) шаблонных эпизодических задач (ШЭЗ): процедур и операций; (2) шаблонных эпизодических действий (ШЭД), исполняемых в рамках выполнения операций процедур; (3) правил их исполнения; (4) применяемых формуляров и хранилищ информации (ХИ) (5) методов и терминологии управления задачами; (6) условий стимулирования сотрудников интеллектуального труда – для управления потоком задач с целью обеспечения наивысшей производительности интеллектуального труда. Правильно следуя технологии мы гарантированно получаем заданные: результаты, сроки, качество и трудоёмкости. Тем самым добиваемся статистической управляемости и воспроизводимости выполнения ШДЗ (миссии, БП и функций) системой УПЗ, её субсистемами и реестрами процедур.
В настоящей статье я ввел в оборот новые сущности: шаблонная эпизодическая задача (ШЭЗ), процедура, операция, шаблонное эпизодическое действие (ШЭД). Тем самым, вероятно, породил у вас новые вопросы: что это такое? для чего они нужны?
Эти сущности являются частью ТУЗ и управления потоком задач. В дальнейшем я последовательно опишу каждую из них, одну за другой. И разъясню, что эти сущности из себя представляют, как они участвуют в УПЗ и какое у них функциональное предназначение. И картинка у вас постепенно прояснится.
А начнём мы с выяснения, что такое шаблонная эпизодическая задача (ШЭЗ)?
Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!»
С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр
Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".
[1] Технология (от греч. téchne — искусство, мастерство, умение и греч. logos — изучение) — совокупность методов и инструментов для достижения желаемого результата; метод преобразования данного в необходимое.
[2] От слова эпизод (греч. epeisódion, вставка) – отдельное небольшое событие, происшествие.
[3] Запускающее событие (ЗС) – это спонтанно случившееся обстоятельство (создавшаяся ситуация или состоявшийся существенный факт), локализованное во времени и пространстве; относящееся к положению и/или состоянию какого-то конкретного процессного объекта (КПО); требующее реакции - выполнения набора следующих определённых запоточенных эпизодических задач (ЗЭЗ) в отношении КПО, т. е. - это событие (обстоятельство, ситуация, факт) запускающее (инициирующее, стартующее) генерирование из шаблонной эпизодической задачи (ШЭЗ) определённой запоточенной эпизодической задачи (ЗЭЗ) в отношении определённого КПО. Подробнее смотри статью «Идентификация Запускающего События (ЗС)» в разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)».
[4] Читай ниже статью «Понятие «шаблонная эпизодическая задача (ШЭЗ)» ниже в настоящем разделе.
[5] Читай ниже статью «Понятие сущности «ПРОЦЕДУРА» ниже в настоящем разделе.
[6] Читай ниже статью «Понятие сущности «ОПЕРАЦИЯ» ниже в настоящем разделе.
[7] Смотри далее статью «Понятие сущности «Шаблонное эпизодическое действие (ШЭД)» ниже в настоящем разделе.
[8] Читай статью «Разработка Формуляра» ниже в настоящем разделе.
[9] Смотри статью «Создание Хранилища Информации (ХИ)» ниже в настоящем разделе.
[10] Слово «метод» я буду использовать как обобщающее слово всем следующим словам: метод, методика, методология, техника, практика, теория.
[11] Стр. 43. «Беседа третья. Продуктивность и эффективность» книги «Управляя изменениями». Ицхак К. Адизес. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с. ISBN 978-5-91180-486-2
