Как обеспечить адекватную возможностям и полную загрузку сотрудников (в том числе руководителей) функциональными задачами?

Бился, колотился
и ни до чего не добился

В статье "Какая проблема является ключевой для повышения производительности интеллектуального труда?"  мы пришли к заключению, что обеспечить адекватную возможностям и полную загрузку сотрудников (в том числе руководителей) функциональными задачами можно, если наладить управление потоком задач. Возникает вопрос: Почему ключевая причина кроется в НЕ управляемости потока задач? Для ответа на него я предлагаю разобраться с тем, что мешает обеспечению адекватной возможностям и полной загрузке сотрудников? Здесь я выделяю три препятствия:

  1. Не верно распределяются время и усилия на решение задач
  2. Задачи и полномочия не делегируются вниз по иерархической структуре
  3. Сотрудникам (руководителям) не хватает ресурсов для решения задач

Копнём глубже по каждой из этих причин.

Не верно распределяются время и усилия на решение задач

Для преодоления  этой проблемы сотрудники и руководители должны обеспечить верное распределение времени и усилий на решение задач. Но часто этого не происходит из-за того, что:

Задачи и полномочия не делегируются вниз по иерархической структуре

Устраняться данное препятствие должно путём обеспечения делегирования задач. Но, во многих организациях сталкиваются с тем, что это фактически не производится. Причины здесь следующие:

  • Опять же недостаточная компетентность сотрудников (руководителей) в делегировании задач и управлении ими. На решение этой проблемы есть ссылка выше.
  • Руководители опасаются, что делегируемые задачи не будут выполнены.

В рамках нейтрализации второй преграды надо заставить руководителей и сотрудников преодолеть страх (опасения), что делегируемые задачи не будут выполнены. А для этого у них должны быть жёсткие стимулы на выполнение задач ими и их подчинёнными. И снова, как застимулировать сотрудников и руководителей, на выполнение задач?

Сотрудникам (руководителям) не хватает ресурсов для решения задач

Обеспечению сотрудников достаточными ресурсами мешает не своевременное их выделение. Для ликвидации этого препятствия надо:

  • обеспечить своевременное выделение ресурсов, необходимых для решения задач,
  • либо отмену задач из-за отсутствия ресурсов

Своевременное выделение ресурсов наталкивается на не хватку в организации необходимых ресурсов для решения задач, которая часто возникает вследствие того, что:

  1. ограниченные ресурсы расходуются не на те задачи, которые необходимо выполнять в текущий момент
  2. планирование потребностей организации в ресурсах производится в отрыве от выполняемых задач

Расходование ресурсов не на те задачи происходит по причине выполнения сотрудниками тактических задач, которые никак не связаны со стратегическими задачами и целями организации. В свою очередь, исключение выполнения задач, которые никак не связаны со стратегическими задачами и целями организации, упирается в то, что:

  1. в стратегические планы попадают задачи, которые никак не ведут к достижению целей организации или даже противоречат им. Такие задачи я называю "НЕ функциональными". Далее всплывает вопрос: Как обеспечить попадание в стратегические планы только тех задач, которые однозначно ведут к достижению стратегических задач и целей организации, исключив попадания туда НЕ функциональных задач?
  2. Сотрудники выполняют задачи, которые не являются приоритетными и необходимыми для организации на данный момент времени. На это препятствие мы уже вышли выше  и разбираемся с ним на странице: Как обеспечить выполнение сотрудниками приоритетных и функциональных задач, необходимых для организации на данный момент времени?

Часто в организациях, планирование потребностей в ресурсах производится в отрыве от выполняемых задач - без жёсткой связки друг с другом. В результате возникают такие ситуации, когда:

  • ресурсы на решение задач запланировали и выделили, а обстоятельства поменялись, и старые задачи, на которые выделялись ресурсы отпали, появились новые, а на них ресурсы не выделили, не перераспределили из-за отрыва бюджетных процедур от процесса постановки задач
  • задачи поставили, а ресурсы для их реализации не запланировали и не выделили, поэтом задачи остаются не выполненными
  • и т.д.

Решать эту проблему надо путём налаживания планирования потребностей в ресурсах, в первую очередь в деньгах, в жёсткой взаимосвязи с выполняемыми задачами. Но этому мешает то, что нет порядка бюджетирования "от задач" и руководители (сотрудники) часто не знают, какие задачи и в какие сроки должны выполняться. А соответственно они не могут спланировать потребности в ресурсах для их выполнения. Для устранения первого препятствия надо внедрить в организации порядок бюджетирования потребности в деньгах "от задач".

По второму препятствию остаётся вопрос: Как обеспечить знание руководителями (сотрудниками), какие задачи и в какие сроки должны выполняться ими и их подчинёнными? Это можно решить, если обеспечить доведение до сотрудников (включая руководителей) стратегических планов, целей организации и задач, которые они должны выполнять в конкретный момент времени для достижения стратегического плана.

Так почему же ключевая причина кроется в НЕ управляемости потока задач?

Да потому, что из всего выше сказанного следует, что все трудности обеспечения адекватной возможностям и полной загрузки сотрудников (в том числе руководителей) так или иначе связаны с задачами и управлению ими. Мы увидели как загрузка сотрудников зависит от того:

  • как распределяются время и усилия на решение задач
  • насколько руководители заинтересованы в перераспределении ресурсов между решаемыми задачами
  • как обеспечивается выполнение сотрудниками приоритетных задач, необходимых для организации на данный момент времени
  • какова компетентность сотрудников (руководителей) в делегировании задач и управлении ими
  • насколько задачи и полномочия делегируются вниз по иерархической структуре
  • как преодолевается страх руководителей, что делегируемые задачи не будут выполнены
  • каким образом решается проблема не хватки ресурсов для решения задач
  • как обеспечивается своевременное выделение ресурсов на выполнение задач
  • каким образом исключается расходование ограниченных ресурсов не на те задачи, которые необходимо выполнять в текущий момент
  • как устраняется попадание в стратегические планы задач, которые никак не ведут к достижению целей организации или даже противоречат им
  • как ликвидируется разрыв между планированием потребностей организации в ресурсах и выполняемыми задачами
  • насколько руководители (сотрудники) посвящены в то, какие задачи и в какие сроки должны выполняться

Всё это, и много другое, о чём рассказывается в других статьях блога, относится к проблемам управления потоком задач - совокупностью задач всех видов, движущихся (протекающих) через управленческую систему в каждый момент времени. Соответственно, если часть или все эти проблемы не решаются, то можно сказать что поток задач, выполняемых сотрудниками организации НЕ управляем. И из-за этого становится не возможным обеспечить адекватную возможностям и полную загрузку сотрудников (в том числе руководителей) функциональными задачами и, как следствие, достичь роста производительности интеллектуального труда.

Отсюда вывод: Чтобы повысить производительность интеллектуального труда, необходимо наладить управление потоком задач.

Комментарии

О блоге

Блог "Управление потоком задач" - это место, где описывается и обсуждается технология управления организацией, с применением которой можно значительно увеличить производительность НЕ физического - интеллектуального труда. Если коротко, то это блог о том, как делать больше работы имеющимися ресурсами в заданный промежуток времени.

©2017 Управление потоком задач. Все права защищены

Поиск