Как обеспечить выполнение сотрудниками приоритетных функциональных задач, необходимых для организации на данный момент времени?

Много поту, да мало проку

Ранее - в статье "Как обеспечить адекватную возможностям и полную загрузку сотрудников (в том числе руководителей) функциональными задачами?" я пришёл к выводу, что обеспечению адекватной возможностям и полной загрузке сотрудников мешает не верное распределение сотрудниками времени и усилий на решение задач, которое, в свою очередь, является следствием того, что сотрудники выполняют задачи, не являющиеся приоритетными и необходимыми для организации на данный момент времени.

На самом деле эта, казалось бы на первый взгляд, простая проблема является одной из самых сложных проблем в управлении. Она распространена повсеместно и её последствия очень тяжелы для организаций и органов власти. Её, как мне кажется, круто недооценивают руководители организаций. Но она приводит к весьма негативным последствиям, таким как:

  1. растрата временных ресурсов, которыми располагают сотрудники. И этот ресурс не возобновляем. Под временным ресурсом я понимаю, тот фонд времени, который можно было бы истратить на более ценные и необходимые дела.
  2. растранжиривание финансовых ресурсов. Делая не нужные и не приоритетные задачи, мы практически всегда тратим на это деньги, включая на зарплату сотрудников.
  3. потеря времени. Занимаясь чем-то не важным мы элементарно упускаем время (момент) для реализации важных и нужных дел. А это может быть в некоторых случаях фатальным.
  4. уход в сторону от целей. Идя не туда мы приходим не туда. То есть не достигаем нужных целей. А это самое трагичное для организаций, да и вообще для всех.

Внешним проявлением данной проблемы является такой симптом: "Ощущение что топчемся на месте - много, чего делаем, а результаты всё равно никудышные - скудные".

Если у руководителя появляется такое ощущение, то налицо наличие данной проблемы.

Тяжесть этой проблемы определяется её живучестью, она как гидра, отрубишь ей одну голову, появляется другая.

Решить эту проблему можно, если обеспечить выполнение сотрудниками приоритетных функциональных задач, необходимых для организации на данный момент времени. Причём делать это надо на протяжении всей жизни организации, то есть в длящемся режиме.

Вопрос: как это сделать?

Сначала давайте определим причины, пораждающие эту проблему, они следующие:

  1. Отсутствует координация задач сотрудников организации со стратегическими планами организации
  2. Не выполняется своевременное перераспределение и актуализация задач
  3. Сотрудники уклоняются от нужных задач - стремятся не брать на себя ответственность за решение приоритетных задач

Проверим логику.

Для того, чтобы знать, что мы делаем нужные задачи, их нужно соотносить со стратегическими планами и целями, но если этого не происходит, то мы не знаем какие задачи мы делаем: приоритетные или нет? функциональные или нет? нужные на текущий момент или нет?

Если не производится перераспределение и актуализация задач, то сотрудники делают ровно то, что они зафиксировали и помнят. А часто - это не совсем то, что адекватно ситуации. Для обеспечения адекватности нужно перераспределять задачи, расставляя приоритеты. Приоритеты сотрудников и приоритеты руководства - это разные параметры. Приоритеты руководства в управлении - это более важный параметр, чем приоритеты сотрудников. Как правило, выполнение задач сотрудниками, должно подчиняться приоритетам руководства.

Если по факту сотрудник уклоняется от исполнения приоритетных задач, то его время будет потрачено на исполнение НЕ приоритетных задач или на бездействие, или на решение личных задач.

Логично? Мне кажется, что вполне. Отсюда, чтобы обеспечить выполнение сотрудниками приоритетных функциональных задач, необходимых для организации на данный момент времени, надо:

  1. Обеспечить своевременную координацию задач сотрудников организации со стратегическими планами организации
  2. Обеспечить своевременную актуализацию и перераспределение задач между сотрудниками
  3. Обеспечить взятие сотрудниками на себя приоритетных задач

При налаживании своевременной координации задач сотрудников со стратегическими планами организации мы упрёмся в такие трудности как:

Обеспечению своевременной актуализации и перераспределению задач между сотрудниками мешают следующие препятствия:

  • Опять же: руководители не знают, чем занимаются их сотрудники в конкретный момент времени.
  • По выполняемым задачам руководством оперативно не расставляются приоритеты. Ты не можешь актуализировать и перераспределять, если ты не знаешь приоритетов. Поэтому, сначала надо обеспечить оперативную расстановку приоритетов по выполняемым сотрудниками задачам.

Расстановка приоритетов нужна там, где есть конфликт задач друг с другом. Поэтому для оперативной расстановки приоритетов, руководители должны знать о конфликте задач сотрудников, то есть они должны своевременно получать информацию о наличии таких конфликтов. Эта информация, как правило, поступает руководителям при получении ими сведений о ходе выполнения задач сотрудниками.  Отсюда, для расстановки приоритетов, важно, обеспечить своевременное получение руководителями информации о ходе выполнения задач сотрудниками.

В свою очередь, это наталкивается на следующие трудности:

  • Руководители не справляются о ходе выполнения задач и не требуют предоставления сотрудниками обратной связи о ходе выполнения задач
  • Отсутствует практика доклада сотрудниками руководителю о проделанной или не проделанной работе

Но чтобы руководители хотели  справляться о ходе выполнения задач и требовали предоставления сотрудниками обратной связи по задачам, нужно создать условия для появления у них стимулов на выполнение задач ими и их подчинёнными. И здесь мы переходим к проблеме, которую мы разобрали ранее: Как застимулировать сотрудников и руководителей, на выполнение задач?

На эту же проблему натыкается и обеспечение своевременного доведения (доклада) сотрудниками до руководителей информации о проделанной или не проделанной работе. Ведь, как правило, сотрудники не докладывают руководителям по двум причинам:

  • Отсутствуют прямые оперативные каналы связи (коммуникации) руководства с сотрудниками по решаемым задачам
  • У сотрудников отсутствуют стимулы на информирование руководителей о ходе выполнения задач

Первая причина ликвидируется созданием и использованием прямых оперативных каналов связи (коммуникаций) руководства с сотрудниками по решаемым задачам.

Вторая причина устраняется созданием стимулов у сотрудников на информирование руководителей о ходе выполнения задач.  А стимул проинформировать о ходе выполнения задач появляется только тогда, когда есть стимул выполнить задачи. Отсюда вопрос: Как застимулировать сотрудников и руководителей, на выполнение задач?

Не знание руководителями, чем занимаются их сотрудники в конкретный момент времени, является следствием:

  • опять же того, что руководители оперативно не получают информацию о ходе выполнения задач. Об этом мы говорили выше;
  • и отсутствия системы контроля за фактически выполняемыми задачами сотрудников.

Для внедрения системы контроля за фактически выполняемыми задачами сотрудников надо в свою очередь устранить такое препятствие как: "Не видно" загрузку сотрудников в режиме реального времени".  Для этого нужно обеспечить наблюдаемость загрузки сотрудников задачами на любой момент времени, чего можно добиться только путём фиксации задач, выполняемых сотрудниками.

Это означает, что и перераспределение, и актуализацию, и координацию задач со стратегическими планами, надо начинать с обеспечения фиксации задач, выполняемых сотрудниками (руководителями). Элементарно, каждую задачу надо просто записывать или фиксировать каким-то иным способом. При этом надо формулировать не только задачи, но и целевые результаты их выполнения. Ведь описание целевого результата выполнения задачи — это и есть стандарт выполнения каждой задачи. В дальнейшем, по тому достигнут целевой результат задачи или нет, мы легко сможем оценить степень выполнения задачи. То есть целевой результат — делает задачу измеримой и оцениваемой, а это полностью отвечает требованиям техники SMART-управления.

И здесь в очередной раз я бы хотел акцентировать внимание на том, что и фиксация задач и установление стандартов выполнения каждой  задачи - это функции управления потоком задач. Всё это относится к проблемам управления потоком задач - совокупностью задач всех видов, движущихся (протекающих) через управленческую систему в каждый момент времени. Соответственно, если часть или все эти проблемы не решаются, то можно сказать что поток задач, выполняемых сотрудниками организации НЕ управляем.

Таким образом, мы опять подтверждаем вывод, который мы сделали ранее в статье "Какая проблема является ключевой для повышения производительности интеллектуального труда?". А именно, то, что ключевая причина низкой производительности интеллектуального труда кроется в НЕ управляемости потока задач.

Но что же нам мешает фиксировать задачи, необходимые к выполнению сотрудниками, включая руководителей, вести контроль за фактически выполняемыми задачами сотрудников, устанавливать стандарты выполнения каждой  задачи?

Ответ: Количество задач.

Их так много, что очень трудоёмко вести фиксацию, учёт и контроль выполнения задач, установление стандартов выполнения каждой задачи.

Тогда надо отказаться от фиксации задач?

НЕТ! Надо снизить трудоёмкость путём автоматизации процесса управления задачами, например, с помощью автоматизированной системы управления задачами «МИРИАДА». Или с помощью какого-либо иного программного обеспечения, отвечающего требованиям управления потоком задач.

У нас осталась ещё одна не разобранная проблема, состоящая в том, что сотрудники уклоняются от нужных задач - стремятся не брать на себя ответственность за решение приоритетных задач. Её мы исследуем в статье "Как обеспечить взятие сотрудниками на себя приоритетных задач?"

А сейчас подведём итог. Для того чтобы обеспечить выполнение сотрудниками приоритетных функциональных задач, необходимых для организации на данный момент времени, требуется:

  1. обеспечить доведение до сотрудников (включая руководителей) стратегических планов, целей организации и задач, которые они должны выполнять в конкретный момент времени для достижения стратегического плана;
  2. обеспечить оперативную расстановку приоритетов по выполняемым сотрудниками задачам;
  3. обеспечить своевременное получение руководителями информации о ходе выполнения задач сотрудниками, а для этого:
  4. заставить руководителей  справляться о ходе выполнения задач и требовать предоставления сотрудниками обратной связи по задачам,
  5. при этом руководителей надо застимулировать, на выполнение задач,
  6. кроме того, нужно обеспечить своевременное доведения (доклад) сотрудниками до руководителей информации о проделанной или не проделанной работе для чего необходимо:
    • создать и использовать прямые оперативные каналы связи (коммуникаций) руководства с сотрудниками по решаемым задачам;
    • застимулировать сотрудников, на выполнение задач, чтобы у них появились стимулы на информирование руководителей о ходе выполнения задач;
    • внедрить систему контроля за фактически выполняемыми задачами сотрудников, которую нужно  начинать с:
  7. обеспечения фиксации задач, выполняемых сотрудниками (руководителями), трудоёмкость которой нужно снижать путём автоматизации процесса управления задачами, например, с помощью автоматизированной системы управления задачами «МИРИАДА».

А теперь о том, Как обеспечить доведение до сотрудников (включая руководителей) стратегических планов, целей организации и задач, которые они должны выполнять в конкретный момент времени для достижения стратегического плана?

Комментарии

О блоге

Блог "Управление потоком задач" - это место, где описывается и обсуждается технология управления организацией, с применением которой можно значительно увеличить производительность НЕ физического - интеллектуального труда. Если коротко, то это блог о том, как делать больше работы имеющимися ресурсами в заданный промежуток времени.

©2017 Управление потоком задач. Все права защищены

Поиск