Как обеспечить адекватность реализуемых стратегических планов и задач внешним обстоятельствам?

Не надевай хомута с хвоста,
не начинай дела с конца

В предыдущей записи "Как обеспечить доведение до сотрудников (включая руководителей) стратегических планов, целей организации и задач, которые они должны выполнять в конкретный момент времени для достижения стратегического плана?" мы выявили потребность в  адекватности реализуемых стратегических планов и задач внешним обстоятельствам.

На эту же потребность мы вышли в статье "Как обеспечить взятие сотрудниками на себя приоритетных задач?"  Где мы заключили, что если исходить из не адекватных планов, то и задачи будут не адекватными и приоритеты будут не адекватными. А если приоритеты будут не адекватными, то мы будем заставлять делать сотрудников в реальности не приоритетные задачи, выдавая их за приоритетные.

В свою очередь неадекватность планов - это есть следствие того, что стратегические планы своевременно не корректируются. Соответственно, для обеспечения адекватности планов надо обеспечить своевременную корректировку стратегических планов и задач. Но как это сделать?

Для этого надо устранить следующих две преграды:

  1. Постоянная корректировка стратегических планов - это очень трудоёмкий процесс
  2. Не определяются необходимые корректировки в стратегические планы

Снизить трудоёмкость корректировки стратегических планов и задач организации мы можем путём использования в стратегическом планировании соответствующего программного обеспечения. Таким ПО, в частности, может быть модуль "СТРАТЕГИЯ"  автоматизированной системы управления задачами «МИРИАДА», или какое-либо иное программное обеспечение, выполняющее следующий функционал:

  1. детализацию целей и задач в виде деревьев целей и задач в логической взаимосвязи друг с другом;
  2. визуализацию дерева целей и задач  в виде диаграммы;
  3. детализацию «глубже» на новой диаграмме каждой отдельной «ёмкой» задачи, чтобы не усложнять дерево целей и задач;
  4. автоматическое выстраивание иерархической структуры подчинённости стратегических задач.
  5. автоматическое перемещение пиктограмм на диаграмме, чтобы не нужно было ничего «таскать» вручную (так называемая "летающая логика"). Это значительно упрощает построение и перемоделирование дерева целей и задач и снижает трудозатраты на данный процесс;
  6. коллективный доступ к диаграммам с деревьями целей и задач с различными правами: на чтение, на изменение, на утверждение. Так, чтобы над стратегией могли трудиться "удалённо" различные специалисты, что в полной мере позволяет реализовать метод «управления по целям»;
  7. утверждение диаграмм с деревьями целей и задач и сохранение различных их версий;
  8. расчёт сроков;
  9. распечатку диаграмм с деревьями целей и задач, сохранение в файл, например, в виде JPEG-изображения, и преобразование в диаграмму Ганта;
  10. составление по деревьям отчёта с перечнем задач, который и будет являться стратегическим планом. То есть это будет перечень задач, к которым можно приступать и которые можно поставить конкретным сотрудникам для выполнения;
  11. назначение исполнителей на задачи и выгрузку задач отдельным сотрудникам.

Обеспечить своевременное определение необходимых корректировок в стратегические планы и задачи организации мы сможем, если будем знать об отклонениях от стратегического плана.  А для этого нам надо обеспечить своевременное выявление отклонений от стратегических планов. Чего не происходит из-за того, что не отслеживается выполнение стратегических планов.  Таким образом, мы приходим к тому, что необходимо постоянно отслеживать выполнение задач из стратегических планов. Что, в свою очередь, наталкивается на следующие трудности:

  1. В принципе не производится планирование стратегических и тактических задач организации
  2. Отслеживание выполнения стратегических задач - это очень трудоёмкий процесс
  3. Руководители не знают, что уже сделано в тактике и на какой стадии находится выполнение тех или иных стратегических задач

Для устранения первого препятствия необходимо просто обеспечить планирование стратегических и тактических задач организации. Но это  очень трудоёмкий процесс.  Трудоёмкость стратегического планирования можно снизить путём внедрения соответствующего программного обеспечения. Таким ПО может быть модуль "СТРАТЕГИЯ"  автоматизированной системы управления задачами «МИРИАДА», или какое-либо иное программное обеспечение, выполняющее соответствующий функционал.

Применение автоматизированной системы управления задачами «МИРИАДА» позволяет также устранить вторую преграду - снизить трудоёмкость отслеживания выполнения стратегических задач.

Для этого можно также использовать какое-либо иное программное обеспечение с аналогичным функционалом. Главное чтобы это программное обеспечение позволяло включить в общий поток задач стратегические задачи, то есть задачи, вытекающие из стратегических планов. Это должно быть сделано так, чтобы эти задачи попадали в "планы задач" сотрудников на период и исполнялись ими в общем потоке. Тогда отчитываясь за свои задачи в режиме реального времени, сотрудник будет отчитываться и за те из них, которые являются стратегическими. Произойдёт автоматическое отслеживание выполнения стратегических задач. То есть отслеживание стратегических задач будет встроено в систему оперативного управления. Помните как в Теории решения изобретательских задач (ТРИЗ), надо так изменить систему, чтобы дополнительный прибор делать не пришлось, а его функция выполнялась. В нашем случае, мы не делаем дополнительную систему по отслеживанию выполнения стратегических задач, мы меняем систему управления организацией путём внедрения управления потоком задач, что обеспечивает отслеживание выполнения стратегических задач, без создания дополнительной процедуры. То есть функция встроена в систему.

Для того, чтобы руководители знали о том, что уже сделано в тактике и на какой стадии находится выполнение тех или иных задач, необходимо обеспечить получение руководителями информации о ходе выполнения задач.

В свою очередь, это наталкивается на следующие трудности:

  • Руководители не справляются о ходе выполнения задач и не требуют предоставления сотрудниками обратной связи о ходе выполнения задач
  • Отсутствует практика доклада сотрудниками руководителю о проделанной или не проделанной работе

Но чтобы руководители хотели  справляться о ходе выполнения задач и требовали предоставления сотрудниками обратной связи по задачам, нужно создать условия для появления у них стимулов на выполнение задач ими и их подчинёнными. И здесь мы переходим к проблеме, которую мы разобрали ранее: Как застимулировать сотрудников и руководителей, на выполнение задач?

На эту же проблему натыкается и обеспечение своевременного доведения (доклада) сотрудниками до руководителей информации о проделанной или не проделанной работе. Ведь, как правило, сотрудники не докладывают руководителям по двум причинам:

  • Отсутствуют прямые оперативные каналы связи (коммуникации) руководства с сотрудниками по решаемым задачам
  • У сотрудников отсутствуют стимулы на информирование руководителей о ходе выполнения задач

Первая причина ликвидируется созданием и использованием прямых оперативных каналов связи (коммуникаций) руководства с сотрудниками по решаемым задачам.

Вторая причина устраняется созданием стимулов у сотрудников на информирование руководителей о ходе выполнения задач.  А стимул проинформировать о ходе выполнения задач появляется только тогда, когда есть стимул выполнить задачи. Отсюда вопрос: Как застимулировать сотрудников и руководителей, на выполнение задач?

Итак резюмируем:

  • чтобы обеспечить адекватность реализуемых стратегических планов и задач внешним обстоятельствам, надо обеспечить своевременную корректировку стратегических планов и задач, для чего необходимо:
    • снизить трудоёмкость корректировки стратегических планов и задач организации
    • наладить своевременное определение необходимых корректировок в стратегические планы и задачи организации, что требует:
  • обеспечить своевременное выявление отклонений от стратегических планов путём постоянного отслеживания выполнения задач из стратегических планов, которое будет выполняться, если:
    • планирование стратегических и тактических задач в принципе производится в организации
    • удаётся снизить трудоёмкость отслеживания выполнения стратегических задач
  • обеспечить планирование стратегических и тактических задач в принципе мы сможем, если существенно снизим трудоёмкость стратегического планирования
  • снизить трудоёмкость стратегического планирования,  отслеживания выполнения стратегических задач, корректировки стратегических планов и задач мы можем внедрением  соответствующего программного обеспечения. Таким ПО, в частности, может быть  автоматизированная система управления задачами «МИРИАДА» или какое-либо иное программное обеспечение, выполняющее соответствующий функционал.

А теперь, если вы читаете эту фразу, значит вы подошли к тому, чтобы разобраться с тем, как разрешается ключевая проблема,мешающая повышению производительности интеллектуального труда?

Комментарии

О блоге

Блог "Управление потоком задач" - это место, где описывается и обсуждается технология управления организацией, с применением которой можно значительно увеличить производительность НЕ физического - интеллектуального труда. Если коротко, то это блог о том, как делать больше работы имеющимися ресурсами в заданный промежуток времени.

©2017 Управление потоком задач. Все права защищены

Поиск