Какая проблема является ключевой для повышения производительности интеллектуального труда? Или что мешает увеличению производительности интеллектуального труда?

Чем глубже вспашешь, тем выше взойдёт

Ранее я определил, что такое ключевая проблема и её значение для лечения болезней системы.

В данной статье я предлагаю разобраться с тем, какая проблема является ключевой для повышения производительности интеллектуального труда? То есть, что мешает увеличению производительности интеллектуального труда в организации? Это будет нелегко. Ведь нужно будет копнуть очень глубоко и обстоятельно, чтобы найти "корень зла" и начать его устранение.

Итак начнём.

В статье "Для чего необходимо увеличивать производительность интеллектуального труда?"  я обосновал логику, что, чтобы "Перевести организацию из одного действительного НЕ желательного состояния в другое действительное, но уже желаемое, состояние в заданные сроки", необходимо "Обеспечить высокую производительность интеллектуального труда (чтобы делалось много функциональных задач в заданные сроки)".

Если мы зададим вопрос: Почему наша производительность интеллектуального труда в настоящий момент на НЕ высоком уровне?, то получим ответ: Потому что физически сотрудниками интеллектуального труда выполняется очень мало функциональных задач в заданные сроки. Проверим логику: Если физически выполняется мало задач, то производительность будет низкой. Логично?  Однозначно, да. Далее трансформируем проблему в задачу: чтобы устранить это препятствие надо: Обеспечить физическое выполнение сотрудниками большого объёма функциональных задач в заданные сроки.

Но что нам мешает это сделать? А вот что: Поставленные сотрудникам (включая руководителей) задачи в заданные сроки не выполняются (не исполняются). Проверим логику: Если задачи не исполняются, то физические объёмы выполненных задач будут низкими. Для решения этой проблемы нужно сделать следующее: Обеспечить исполнение поставленных сотрудникам (включая руководителей) задач в заданные сроки.

Этого мы сделать не можем потому что:

  1. Не обеспечивается слаженное выполнение взаимозависимых задач смежными подразделениями и сотрудниками. Это проблема кросс-функционального взаимодействия.
  2. Отсутствуют отмашки (решения) на выполнение отдельных задач при наличии различных развилок по вариантам действий. Это проблема не своевременности принятия управленческого решения.
  3. У сотрудников есть личные причины (качества), мешающие исполнению задач: лень, рассеянность, врождённая забывчивость и т.д. Подробнее можно прочитать в статье "Какие личные причины (качества) сотрудников мешают исполнению задач и как с этим быть?".

Эти препятствия непосредственно мешают исполнению задач. Есть и другие, но они влияют опосредованно, через промежуточные причинно-следственные связи, о которых я расскажу дальше.

Проверим логику:

  1. Если смежный сотрудник не выполнит свою задачу в заданный срок, от выполнения которой зависит моя задача, то я не смогу исполнить свою задачу в срок. А если таких ситуаций будет много, то я буду не исполнительным.
  2. Если, при наличии развилок по вариантам действий, на выполнение отдельных задач своевременно не будет даваться отмашка - управленческое решение, то сотрудники будут сидеть и ждать, ничего не делать. И если такое будет твориться сплошь и рядом, то неисполнение будет следствием не принятия или не своевременного принятия управленческих решений.
  3. Если сотрудник ленивый, то его трудно заставить исполнять задачи в постоянном - длящемся режиме.

Для решения проблемы № 1 надо:  Обеспечить слаженное выполнение взаимозависимых задач смежными подразделениями и сотрудниками.

Для устранения препятствия № 2 необходимо: Обеспечить своевременное получение отмашки (принятие решения) на выполнение отдельных задач при наличии различных развилок по вариантам действий.

Нейтрализовать преграду № 3 можно только увольнением сотрудников, которым исполнять задачи мешают личные причины. Ведь личные причины не подвластны руководителям, они находятся вне зоны влияния руководителей. Ведь руководители не боги, они не могут ленивого человека сделать не ленивым и т.д. Но, чтобы уволить, надо таких сотрудников ещё и выявить. Причём, объективными способами. Как это сделать?

Да очень просто. Надо это сделать методом исключения. То есть изменить систему управления организацией так, чтобы все причины не исполнения задач сотрудниками, вытекающие из препятствий, устранение которых подвластно руководителям организации, были исключены. Чтобы остались только личные причины не исполнения задач. Тогда у таких сотрудников не будет "аргументов" для оправдания своей неисполнительности. То есть будет сразу понятно, что неисполнительность - это есть следствие личных причин сотрудника. Он сам это поймёт, ему будет просто не комфортно работать в такой системе. И, скорее всего, он уйдёт сам.

Итак мы подошли к следующим логическим вопросам:

Здесь мы этого разбирать не будем. Это разбирается в соответствующих записях блога, надо лишь перейти по ссылкам на них и прочитать.

Мы сразу же перейдём на следующую логическую ступень и скажем, что и обеспечению слаженного выполнения взаимозависимых задач смежными подразделениями и сотрудниками, и обеспечению своевременного получения отмашки (принятие решения) на выполнение отдельных задач при наличии различных развилок по вариантам действий мешает одна общая преграда: Наличие мнимой или реальной перегрузки сотрудников (руководителей). Эта преграда не единственная, но она основная.

Почему мнимая или реальная? Да потому что на данном этапе мы не знаем, сотрудник действительно перегружен или он заявляет, что перегружен.

Проверим логику:

  1. Если смежные сотрудники перегружены задачами, то  они не успевают выполнять задачи, от которых зависит исполнение задач другими сотрудниками.
  2. Если руководитель перегружен, то он не успевает принимать необходимые управленческие решения.

Логично? Мне кажется, что да. Становится горячее, мы приближаемся к разгадке.

Нейтрализовать перегруз сотрудников (включая руководителей) можно, решив задачу: Обеспечить адекватную возможностям и полную загрузку сотрудников (в том числе руководителей) функциональными задачами.

Так что ж нам мешает это сделать? Я утверждаю, что мы не можем этого сделать из-за массы препятствий, совокупность которых можно обобщить и назвать одной фразой "Поток задач, протекающий в организации, НЕ УПРАВЛЯЕМ"

Проверим логику:

  • Если мы не знаем какие и в каком объеме задачи решаются в настоящий момент, то мы не можем оценить загрузку сотрудников
  • Если мы не фиксируем задачи, то мы не можем определить функциональные они или нет
  • Если в организации на текущий момент решается много не функциональных задач, то получаются не те результаты, которые необходимы, а также напрасно тратятся ресурсы
  • Если мы не планируем задачи, то мы не можем оценить, сколько сотрудников и времени нам необходимо
  • и т.д.

Я убеждён, что это и есть истинная и ключевая причина низкой производительности интеллектуального труда в любой организации, включая органы власти. И если мы устраним данную ключевую проблему, то мы разрешим более 70% нежелательных явлений в организации, из-за которых  в итоге часто не удаётся Перевести организацию из одного действительного НЕ желательного состояния в другое действительное, но уже желаемое, состояние в заданные сроки.

Теперь давайте вернёмся к формуле расчёта производительности интеллектуального труда, она следующая:

 ПИТ =  Количество выполненных задач/Количество работников (человеко-часов)

По сути, это формула расчёта загрузки сотрудников. Числитель - это поток задач. Знаменатель - это сотрудники или их время.  Если мы не оперируем одновременно обоими указанными показателями, то мы не можем управлять загрузкой, а, значит, и производительностью интеллектуального труда. Управлению сотрудников уделяется очень много внимания в теории менеджмента. А управлению потоком задач - нет. А потом удивляемся, почему производительность, а, соответственно, и эффективность такие низкие.

Отсюда, вывод: Обеспечить адекватную возможностям и полную загрузку сотрудников (в том числе руководителей) функциональными задачами можно, если наладить управление потоком задач так, чтобы ПИТ была наивысшей.

Но Как обеспечить адекватную возможностям и полную загрузку сотрудников (в том числе руководителей) функциональными задачами? Что препятствует этому, и почему корень зла кроется в не управляемости потока задач?

Комментарии

О блоге

Блог "Управление потоком задач" - это место, где описывается и обсуждается технология управления организацией, с применением которой можно значительно увеличить производительность НЕ физического - интеллектуального труда. Если коротко, то это блог о том, как делать больше работы имеющимися ресурсами в заданный промежуток времени.

©2018 Управление потоком задач. Все права защищены

Поиск