На каких принципах построено управление потоком задач?

Не уговорившись на берегу,
не езди за реку

Для повышения производительности интеллектуального труда путём управления потоком задач необходимо соблюдать следующие принципы:

  1. принцип всеобщности
  2. принцип "задача порождается проблемой"
  3. принцип главенства задач
  4. принцип единоначалия
  5. принцип измеримости задачи
  6. принцип "последнего в цепи"

Принцип всеобщности предполагает:

  1. включение (вовлечение) в контур управления потоком задач всех работников интеллектуального труда всех уровней управления, включая первое лицо организации. То есть участвовать в потоке задач и использовать Технологию всеобщего Управления Задачами® должны все работники организации, не взирая на ранги. А первое лицо: директор, президент, руководитель госоргана, в первую очередь.
  2. стирание границ между структурными подразделениями и иерархическими уровнями управления. Это означает, что все работники интеллектуального труда могут ставить задачи друг-другу: по горизонтали, по вертикали и по диагонали, независимо от уровня управления и наличия границ между структурными подразделениями. Главное, чтобы задачи ставились по назначению, тем работникам, кто должен и может их выполнить, или может повлиять на их выполнение, исходя из специализации и распределения обязанностей внутри организации.
  3. охват всех задач всех видов: авральных, стратегических, проектных и процессных, так как необходимо управлять движением ОДНОВРЕМЕННО всех видов задач, составляющих поток задач. В противном случае не создать целостный поток задач, дающий представление о "загрузке" управленческой системы.

Принцип "задача порождается проблемой" говорит от том, что в управлении потоком задач для определения сути и необходимости выполнения какой-либо задачи, сначала необходимо определить препятствие - проблему, которая мешает двигаться далее. Ведь задача порождается проблемами (от греч. problema — преграда, трудность), то есть встречей потребности с сопротивлением, препятствием. Эта логика применяется при моделировании алгоритмов реализации задач всех видов и позволяет легко генерировать нужные задачи, проверять логические взаимосвязи между ними, выстраивать последовательности, инвентаризировать объём задач и много другое..

Принцип главенства задач исходит из признания, что "ЗАДАЧА" является главным объектом управления, то есть ЗАДАЧЕЙ надо целенаправленно управлять, для чего необходимо использовать определённые подходы, технологии, методики и инструменты. Согласно этого принципа, при управлении организацией всё должно быть подчинено решению задач. То есть сначала настраиваем управление задачами, а затем этому подчиняем управление всеми остальными объектами: персоналом, деньгами, информацией и т.д. Под решение и для решения задач должны:

  1. подтягиваться ресурсы: человеческие, материальные, финансовые и др.
  2. выстраиваться бизнес-процессы
  3. настраиваться коммуникации, документооборот и обмен данными
  4. распределяться полномочия: обязанности, права и ответственность
  5. производиться изменения
  6. и т.д.

Принцип единоначалия. Его ещё никто не смог отменить со времён Моисея. И никогда не отменит, несмотря на новомодные идеи о "плоских" оргструктурах и неформальных командах.  Все организации и органы власти - это структурированные иерархические структуры, где принцип единоначалия является и будет являться незыблемым.  Отсюда, мы исходим из того, что принцип единоначалия должен соблюдаться и при управлении потоком задач.  Вернее так: управление потоком задач, основывается на признании необходимости соблюдения принципа единоначалия. Это достигается тем, что при постановке задач, с учётом принципа всеобщности, непосредственный руководитель мог участвовать в цепочке команд в адрес его подчинённых и мог влиять на процесс "озадачивания" его подчинённых.  Кстати управление потоком задач позволяет не отменять принцип единоначалия, а существенно расширять норму управляемости. Кроме того, принцип всеобщности, позволяет избегать такой ситуации, когда, жёстко соблюдая принципа единоначалия, непосредственный руководитель становится "узким горлышком" в распределении задач или превращается в "феодала" правящего своим "удельным княжеством".

Принцип измеримости задачи заключается в том, что управлять надо только теми задачами, результаты выполнения которых можно достаточно легко и достоверно оценить и измерить. Все задачи, результаты выполнения которых нельзя измерить и оценить не должны включаться в поток задач. Это, в нашем понимании, и не задачи вовсе. Скорее это "хотелки", намерения, но не задачи. Не надо, вообще, ставить задачи, если:

  1. не знаете, как будете оценивать результат,
  2. не можете сформулировать целевой результат или требования к нему,
  3. не способны организовать достоверную оценку результата - "замкнуть петлю"
  4. не можете исключить "формализм" в выполнении задач
  5. и т.д.

Принцип "последнего в цепи" состоит в том, что ответственность за невыполнение задачи лежит на том, на ком остановилась (зависла)  цепочка задач.  Работники должны отвечать за неисполнение задач. Но только если в неисполнении виновны. Часто одной из причин не выполнения задачи одним работником является не выполнение подзадачи другим работником.  Так вот в управлении потоком задач, этот аргумент может приниматься только при условии, что первый работник при выполнении своей задачи, декомпозировал её и , по цепочке поставил подзадачу второму работнику, а тот принял и не выполнил. В результате первый работник не смог выполнить свою задачу. Ответственный второй работник, так как на нём остановилась цепочка задач. Такая модель заставляет создать мотивы для декомпозиции и делегирования задач по цепочке. Что по сути "вытягивает" всю цепочку необходимых к исполнению задач и обеспечивает её исполнение целиком от начальной  задачи до конечной. Кроме того, это позволяет по честному определить "крайнего". Что не мало важно для иерархических структур управления.

Итак, договорившись о принципах управления потоком задач, надо описать, какие методики управления используются в ТТМ® для создания потока задач и управления им?

Комментарии

О блоге

Блог "Управление потоком задач" - это место, где описывается и обсуждается технология управления организацией, с применением которой можно значительно увеличить производительность НЕ физического - интеллектуального труда. Если коротко, то это блог о том, как делать больше работы имеющимися ресурсами в заданный промежуток времени.

©2017 Управление потоком задач. Все права защищены

Поиск