Функциональные и НЕфункциональные задачи

Не тот стрелок, кто стреляет,
а тот, кто попадает

Ранее в статье "Как обеспечить попадание в стратегические планы только тех задач, которые однозначно ведут к достижению стратегических задач и целей организации, исключив попадания туда НЕфункциональных задач?" я обозначил проблему разделения задач на функциональные и НЕфункциональные.

Функциональные задачи - это такие задачи, выполнение которых фактически продвигает нас к достижению заданных - желаемых целевых результатов - целей. Они жёстко связаны с целями через безусловную причинно-следственную логическую связь, благодаря которой, без их выполнения достичь целей НЕВОЗМОЖНО. Из-за этой логической связи их просто нельзя отбросить и проигнорировать. Если мы хотим достичь целей, то нам надо выявлять и выполнять функциональные задачи, а не отказываться от них. Не пытаться их проигнорировать или избежать. Не выполнение функциональных задач - всегда означает не достижение цели, отказ от них - отказ от цели.

Часто выполнению функциональных задач нам мешают НЕфункциональные задачи.

И красно, и пестро, да пустоцветом

НЕфункциональные задачи - это противоположность функциональных задач. Это те задачи, которые никакого вклада в достижение заданных - желаемых целевых результатов не делают. Они никак не связаны с целями организации, не ведут к достижению этих целей или, даже, противоречат им. Их не выполнение никак не повлияет на достижение целей. А их выполнение повлияет - оно помещает достижению целей, так как растратит ресурсы организации, которые можно было бы использовать для выполнения функциональных задач.

Не функциональные задачи в интеллектуальном труде - это как дефектные изделия в физическом труде. Наличие их в общей массе не желательно, увеличение их доли ведёт к нерациональному расходованию ресурсов, к увеличению затрат и, как следствие, к снижению производительности интеллектуального труда.

Если выражаться языком бережливого производства, то НЕфункциональные задачи в интеллектуальном труде - это "муда", что на японском языке означает потери, отходы, то есть любую деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создаёт ценности.

А если проще и, по современному, то НЕфункциональные задачи - это СПАМ.

Например, в бизнес-процессе "Заключить договор с клиентом" задачи: составить договор, согласовать текст и разногласия с клиентом - это функциональные задачи. Их решение продвигает нас к подписанию договора. Без их выполнения мы никак не продвинемся в процессе заключения договора. Их НЕВОЗМОЖНО не выполнить. А вот задачи: зарегистрировать договор, завизировать договор, согласовать договор с юристами - это НЕфункциональные задачи. Мы можем продвинуться к заключению договора с клиентом и без них.  Их выполнение тратит время исполнителя, ответственного за договор.

Часто НЕфункциональные задачи относятся к области контроля, учёта и отчётности, сбора необходимой информации и т.д.

Как и в случае с дефектными изделиями и с "мудой", и со СПАМом, мы должны стремиться к выявлению НЕфункциональных задач, к сведению их доли к минимуму. Мы должны так выстраивать бизнес-процессы организации, чтобы  исключить НЕфункциональные задачи. Надо так структурировать систему управления, чтобы она не позволяла генерировать и выполнять НЕфункциональные задачи,  не создавала благодатную почву для этого, не стимулировала персонал на занятость НЕфункциональными задачами, фильтровала их и отправляла в "корзину". А спамеров - гасила.

И это будет приводить к более рациональному использованию ресурсов, а следовательно и к увеличению производительности интеллектуального труда и к повышению его качества.

Когда мы делаем в основном функциональные задачи - мы попадаем в "яблочко", а когда НЕ функциональные задачи - в "молоко". Попадание в "молоко" не приносит очков и означает промах в любом деле требующем внимательности и точности.

Но, откуда берутся НЕ функциональные задачи? Как они появляются? Кто их порождает?

Комментарии

О блоге

Блог "Управление потоком задач" - это место, где описывается и обсуждается технология управления организацией, с применением которой можно значительно увеличить производительность НЕ физического - интеллектуального труда. Если коротко, то это блог о том, как делать больше работы имеющимися ресурсами в заданный промежуток времени.

©2017 Управление потоком задач. Все права защищены

Поиск