Псевдозадачи

Много всего говорится,
да не всё в дело годится

В статье "Какие задачи нужно принимать в расчёт при определении ПИТ?" я писал, что в расчёт производительности интеллектуального труда нельзя брать задачи, которые являются "псевдозадачами".

Но что это такое? Как определить "псевдозадачи"? Ведь они имеют все необходимые обязательные атрибуты "задачи".

"Псевдозадача" - это, по сути, бюрократическая функция. Я называю её задача ради задачи - самоцель. Как правило,  такие задачи:

  1. имеют целевой результат созвучный с названием задачи, который представляет собой то же самое, что и название задачи только не в виде глагола, а в виде существительного. Всегда, такой результат очень трудно себе представить. Он не измерим, его трудно описать. Например, задача звучащая так: "разработать стратегию ..." с целевым результатом: "стратегия разработана" или задача: "установить порядок ..." с целевым результатом: "порядок установлен ...". Попробуй понять, что и какого качества должно быть в итоге выполнения такой задачи.
  2. имеют "пассивный", а не "активный" характер. Вернее, характер стимулирующий "пассивность", а не "активность". Например, задача "получить данные ..." стимулирует пассивное ожидание, когда данные предоставят. Аналогично и задача "провести переговоры ...". Поощряет  пассивное вялотекущее  ведение переговоров, их можно вести бесконечно. Провел переговоры? Да. Ну и что в результате? Думают. И так бесконечно.  На самом деле, настоящая задача должна стимулировать активность. Она должна звучать по другому, в её названии должен применяться глагол, нацеливающий на активные действия, а не на пассивное ожидание или вялотекущий процесс. Вместо "получить данные ...", надо использовать "истребовать данные ...", или взамен "провести переговоры ..." необходимо применять "добиться согласия на договор ...". Зацените разницу. Применяя "активные" глаголы мы "вдыхаем жизнь" в задачу. Теперь не посидишь в ожидании, не пустишь дело на самотёк. Задача толкает на активность. Надо поднимать задницу и "активничать".
  3. в названии не отражают того, что нужно получить в результате исполнения. Например, название задачи "выстрелить ..." или название задачи "прибраться в комнате ..." ничего нам не сообщает о том, что необходимо получить в итоге. Куда стрелять? Нужно ли попадать в мишень? Или, как прибираться? Надо ли пылесосить и стирать пыль? Или достаточно убрать разбросанные шмотки? Такие задачи требуют дополнительных разъяснений и погружений в детали. Приходится опускаться до описания методов и способов исполнения этих задач и т.д. А вот задачи "попасть в десятку мишени ..." или "обеспечить идеальную чистоту и порядок в комнате ..." уже более чётко обозначают нам, что нужно сделать.  Кроме того, такие формулировки позволяют не навязывать и не объяснять исполнителям методы и алгоритмы выполнения задач. Руководителям не требуется уходить в детали, чтобы добиться нужного качества исполнения. Выбор методов и алгоритмов исполнения таких задач остаётся на совести исполнителей. Даёт им творческую свободу, пространство для развития и самореализации. А это повышает мотивацию. Но только тех, кто к этому стремится, а остальных это напрягает. Но нужны ли нам остальные в таком случае? Это же, как раз, и есть "баласт". Так пусть "отваливается" или "сваливает" и не тянет остальных ко дну, не тормозит их работу и не отравляет атмосферу производительной деятельности.
  4. имеют целевой результат, ценность которого ничтожна: не представляет никакого интереса ни для кого, и не используется в дальнейших делах для достижения чего-то более высокого и важного. Такой болезнью часто страдают, различные "контрольные", "отчётно-учётные" задачи и задачи "планирования". Результаты их исполнения, довольно часто, никому не нужны, кладутся "на полку" и пылятся там. Эти задачи - это голимые бюрократические функции. Их исполнение напоминает ритуал. Действие ради действия.

"Псевдозадачи", как правило, выполняются "для галочки" - "на отвяжись", лишь бы отчитаться и забыть про них. Надо ли говорить, что большой объём таких задач в общем потоке задач приводит к формализму и бюрократизму. К работе ради работы. В итоге, мы получаем, что все заняты делом, а ничего не меняется, ничего из запланированного не достигаем. Вам ничего это не напоминает?

Мне это напоминает, наше руководство государством. Выпускают много законов, ставят много задач, большая часть из которых - "псевдозадачи", а "воз и ныне там". Надо принять новый закон об образовании, приняли, теперь закон есть, есть куча чиновников, которые его исправно исполняют, а качественного образования нет. Надо затеять модернизацию экономики, затеяли, где-то она идёт, очень много народу в ней задействовано, а что поменялось? Надо ввести новый закон о государственных закупках, ввели, и что? Что-то поменялось? Чего добились то?

На заре своего управленческого опыта я сам болел болезнью использования "псевдозадач". Могу сказать что мы (руководители) весьма и весьма недооцениваем влияние "псевдозадач" на эффективность управления организацией. Если "псевдозадачи" брать в расчёт производительности интеллектуального труда, то управленческая система, часто, будет довольно производительная. Но что это за производительность? Производительно переливаем из пустого в порожнее? Имитация бурной деятельности? Нужно ли нам это? Я, думаю, что нет. Зачем быть "белкой в колесе"?

А ведь не редко, виной этому, мы  - руководители. Когда ставим вместо задач, "псевдозадачи". Это мы ставим задачи "по-бюрократически". То есть так, что из названия задачи не понятно, о чём она? Для какой цели она ставится и что преследует? Часто, названия наших задач носят функциональный, а не целевой характер. То есть, по сути, определяют функцию, которую они регулируют, а не цель, ради достижения которой они ставились. В результате наши организации "протухают", превращаются в "салем-сити", где все только, что и делают, что выполняют какие-то ритуалы не приводящие к достижению результатов. И нечего удивляться, почему у нас всё ориентировано на выполнение функций, а не на достижение целей (конечных результатов). Ответ прост, мы сами всех ориентируем на выполнение функций.

Как и в случае с НЕфункциональными задачами, "псевдозадачи" - это потери в интеллектуальном труде: брак, спам, "муда". С ними нужно бороться. Нужно постоянно совершенствовать бизнес-процесс "МЕНЕДЖМЕНТ", то есть - УПРАВЛЕНИЯ ПОТОКОМ ЗАДАЧ, таким образом, чтобы исключать попадания в поток задач большого числа "псевдозадач". Мы должны стремиться к выявлению "псевдозадач", к сведению их доли к минимуму. И это будет приводить к более рациональному использованию ресурсов, а следовательно и к увеличению производительности интеллектуального труда и к повышению его качества. Это должен быть непрерывный процесс, аналогичный борьбе с потерями в физическом производстве.

Когда мы чётко понимаем и принимаем, что управление потоком задач — это бизнес-процесс «МЕНЕДЖМЕНТ», а "псевдозадачи" — потери этого бизнес-процесса. То мы понимаем, как построить непрерывное совершенствование бизнес-процесса «МЕНЕДЖМЕНТ», выполняя цикл Деминга (PDCA) и измеряя показатели бизнес-процесса — статистику по задачам, включая показатели производительности интеллектуального труда. Статистика по задачам позволит достаточно однозначно и конкретно оценивать бизнес-процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» и обеспечит постоянство цели совершенствования оного бизнес-процесса.

Ну а теперь давайте разберёмся с тем, что такое поток задач? Ведь мы так много говорим о нём.

Комментарии

О блоге

Блог "Управление потоком задач" - это место, где описывается и обсуждается технология управления организацией, с применением которой можно значительно увеличить производительность НЕ физического - интеллектуального труда. Если коротко, то это блог о том, как делать больше работы имеющимися ресурсами в заданный промежуток времени.

©2017 Управление потоком задач. Все права защищены

Поиск