Кому поручают, тот и отвечает
Из статьи «Что такое задача?» следует, что обязательным атрибутом задачи также является «ответственный выполнитель задачи (ФИО)».
Встаёт вопрос: кто такой ответственный выполнитель задачи? Для чего он нужен? Почему без него не обойтись?
Ответить на этот вопрос потребовалось, опять же, потому что нужно было обеспечивать выполнение задач. В свете выполнения задач и решения проблемы «неисполнительность».
Ответственный выполнитель – это отклик на вопрос: кто будет отвечать за выполнение задачи?
Ответственный выполнитель – это тот, с кого будет спрос за невыполнение задачи, за не достижение её целевого результата. Кто понесёт за это ответственность.
Всегда должен быть один ответственный выполнитель задачи. Не только тот, кто будет участвовать в её выполнении непосредственно, а кто будет отвечать за выполнение задачи. Кто будет передавать целевой результат задачи её заказчику, отвечать за его полноту и качество. Взаимодействовать с заказчиком.
Это и понятно. Если за выполнение задачи никто не будет отвечать, то вероятность, что она будет не выполнена, резко повышается. Возрастает риск низкого качества целевого результата задачи. В отсутствии ответственного у кого есть стимул выполнить её, тем более с достижением качественного ЦРЗ? Кому интересно тратить время, ресурсы и усилия на то, за что он не отвечает?
Участвовать в выполнении задачи может несколько человек и/или систем, но отвечать за выполнение задачи, всегда должен один.
Ответственный выполнитель может и сам непосредственно участвовать в выполнении задачи. Один или наравне с другими участниками. Но нести ответственность за задачу он будет всегда один.
Без ответственного выполнителя задача – не задача. Так, зависшая в пространстве и времени «указивка».
В УПЗ за каждой задачей должен быть закреплён один ответственный выполнитель. Ни одна задача не должна повиснуть «в воздухе». Остаться без ответственного выполнителя.
В организации ответственным выполнителем должно быть одно должностное лицо, имеющее конкретное ФИО. И это всегда должен быть человек, а не техническая система[1]. Это единственный человек, которого можно чётко идентифицировать (по ФИО, паспорту, СНИЛС и т.д.). Даже, если фактически задачу выполняет техническая система, за её выполнение в организации всё равно должен отвечать конкретный ответственный выполнитель. Как говорится, «у каждой ошибки, недоработки должны быть: имя и фамилия»
. Если конечно же ошибка будет.
При этом в УПЗ у ответственного выполнителя, согласно принципу всеобщности[2], есть права в рамках выполнения своей задачи:
- ставить (делегировать) подзадачи другим сотрудникам;
- поручать другим сотрудникам (делегировать) исполнение действий;
- и т. д.
Делать это ответственный выполнитель может по горизонтали, по вертикали и по диагонали, независимо от уровня управления и наличия границ между структурными подразделениями. Главное, чтобы задачи ставились по назначению, тем сотрудникам, кто должен и может их выполнить, или может повлиять на их выполнение, исходя из специализации и распределения обязанностей и полномочий внутри организации.
При делегировании ответственный выполнитель выступает заказчиком задачи либо действия. И, соответственно, пользуется всеми правами заказчика, позволяющими ему добиваться выполнения своей задачи.
Как я уже говорил выше, в статье «Заказчик задачи (ФИО)», мало сформулировать задачи, определив, что нужно сделать. Надо ещё добиваться, чтобы это было сделано.
То есть задачи, нужны, чтобы их выполнить. Чтобы полученные результаты были необходимого качества. Чтобы выполнение задач было гарантированным.
А для этого должна быть ответственность за выполнение задачи. Персональная ответственность. Чтобы ответственный выполнитель не мог НЕ обоснованно её переложить на другое лицо. Снять с себя. Распылить.
Привязка задачи к ответственному выполнителю обеспечивает это. То есть здесь никак не обойтись без ответственного выполнителя.
Наличие у ответственного выполнителя полномочий на делегирование подзадач и действий даст ему инструмент влияния на исполнительность и качество выполнения задач. Решает проблему «неисполнительность»[3] и проблему «кросс-функциональное НЕвзаимодействие»[4].
Получается, что ответственный выполнитель задачи также, как и заказчик, нужен, чтобы обеспечивать качество ЦРЗ, гарантированность выполнения и исполнительность.
Нельзя делать ответственными выполнителями одной задачи нескольких человек. У семи нянек дитя без присмотра. Это приведёт к распылению ответственности, к перепихиванию её друг на друга, к не нужным конфликтам.
Также необходимо, чтобы ответственный выполнитель задачи не был её же заказчиком. Причины этого я уже описал выше в статье «Заказчик задачи (ФИО)».
Таким образом, ответственный выполнитель – это отклик на вопрос: кто будет отвечать за выполнение задачи? Тот, с кого будет спрос за невыполнение задачи, за не достижение её целевого результата. Кто понесёт за это ответственность. Кто будет передавать ЦРЗ её заказчику, отвечать за его полноту и качество. Взаимодействовать с заказчиком. Участвовать в выполнении задачи может несколько человек и/или систем, но отвечать за выполнение задачи, всегда должен один. В УПЗ ни одна задача не должна повиснуть «в воздухе». Остаться без ответственного выполнителя. Причём, это всегда должен быть человек, а не техническая система. В УПЗ у ответственного выполнителя в рамках выполнения своей задачи есть права делегировать подзадачи и действия другим сотрудникам. Это даст ему инструмент влияния на исполнительность и качество выполнения задач. Отсюда, ответственный выполнитель задачи нужен, чтобы обеспечивать качество ЦРЗ, гарантированность выполнения и исполнительность. Нельзя делать ответственными выполнителями одной задачи нескольких человек. Это приведёт к распылению ответственности, к перепихиванию её друг на друга, к не нужным конфликтам. Также необходимо, чтобы ответственный выполнитель задачи не был её же заказчиком.
В управлении потоком задач есть механизмы отбора и закрепления ответственных выполнителей за каждой задачей. В процессе их делегирования сотрудникам.
При этом для закрепления ответственных выполнителей задач (аналогично заказчикам) производится через закрепление ФИО за должностями. Через присвоение должностям выполняемых функциональных ролей. Через назначение функциональных ролей на атрибут «ответственный выполнитель задачи (ФИО)».
Чтобы это облегчить, чтобы сократить трудоёмкость, в УПЗ применяется автоматизация назначения ответственных выполнителей в ходе генерирования процессных и целевых задач.
Кроме того, никакая ответственность без меры ответственности не будет работать. Поэтому недостаточно назначить на задачу ответственного выполнителя, надо ещё завязать оплату его труда на степень исполнительности. Необходимо создать механизм стимулирования высокой производительности интеллектуального труда сотрудников[5].
Но не будем слишком забегать вперёд. Обо всём этом я расскажу в последующем.
А сейчас рассмотрим, что такое срок выполнения задачи (дата)?
Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!»
С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр
Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".
[1] - Здесь под технической системой я понимаю – программно-аппаратные комплексы, роботов и др.
[2] - Подробнее о нём читай в статье «Принципы системы управления потоком задач» в разделе «Система управления потоком задач (Система УПЗ)»
[3] - Смотри ниже статью «Проблема «неисполнительность» в разделе «Ключевая разовая проблема, мешающая повышению ПИТ»
[4] - Читай в статье «Кросс-функциональное НЕвзаимодействие» в разделе «Ключевая разовая проблема, мешающая повышению ПИТ».
[5] - Подробнее об этом рассказывается в статье «Стимулирование высокой производительности интеллектуального труда сотрудников» в разделе «Технология управления задачами (ТУЗ)»
