Маленький пень большой воз опрокидывает
Раннее я указал, что только найдя ключевую разовую проблему низкой производительности интеллектуального труда, мы сможем разработать действенный способ по её преодолению.
Но что такое ключевая разовая проблема? Для чего нужно её искать?
Ответ: для того, чтобы её преодолеть (устранить, ликвидировать, нейтрализовать, обойти и т. д.) и тем самым преодолеть 70% других проблем – нежелательных следствий (НС)[1] порождаемых ей.
Ключевой разовой проблемой (далее – КРП), согласно Теории ограничения систем Голдратта[2], является одна единственная истинная причина (ИП)[3] или, что бывает чаще, обобщённая по какому-то единому объекту совокупность нескольких истинных причин (ИП)[4], ответственная за 70 и более процентов нежелательных следствий (НС) в системе или организации.
То есть на конкретный момент времени всего одна единственная ключевая разовая проблема, вызывает (порождает) несколько - более 70% остальных проблем в системе или организации.
В представленном определении есть непонятная фраза: «обобщённая по какому-то единому объекту совокупность нескольких истинных причин (ИП)». Что она означает?
Разъясню на примере.
Когда я искал ключевую разовую проблему (КРП), порождающую такую самовоспроизводящуюся проблему (СВП), как «Низкая производительность интеллектуального труда» (Низкая ПИТ). Я строил дерево текущей реальности (ДТР) по этой СВП.
В ходе построения ДТР я вышел на множество истинных причин (ИП), которые так или иначе касались одного и того же объекта. Такими истинными причинами были следующие:
- Не задаются ожидаемые целевые результаты (цели), которые необходимо достичь выполнением задач к заданным срокам
- Очень трудоёмко производить анализ и декомпозицию задач сотрудником совместно с руководством
- Отсутствие обучения управлению задачами
- Планирование расходов организации осуществляется в отрыве от планирования тактических и стратегических задач
- В организации нет системы контроля и отбраковки НЕфункциональных задач, псевдозадач
- Отсутствует система контроля за выполняемыми фактическими задачами сотрудников
- Постоянная корректировка системы стимулирования в соответствии со стратегическими целями и задачами организации — это очень трудоёмкий процесс
- В организации нет механизма оценки предложений на предмет влияния их на достижение стратегических задач
- Постоянная детализация стратегических задач до уровня конкретных задач - что очень трудоёмко
- Не прописано актуальное закрепление и распределение между сотрудниками обязанностей по выполнению задач
- Необходимость соблюдения принципа единоначалия не позволяет ставить задачи в обход непосредственного руководителя сотрудника
- Отсутствие полномочий на прямую постановку задач сотрудникам из других подразделений
- Постоянная корректировка стратегических планов, устанавливающих задачи, — это очень трудоёмкий процесс
- Вновь появившиеся обстоятельства, влияющие на выполнение стратегических задач, не выявляются
- Нет системы контроля за выполнением стратегических задач из плана
- Отслеживание выполнения стратегических планов и задач — это очень трудоёмкий процесс
- Планирование стратегических планов и задач — это очень трудоёмкий процесс
- У руководителей не хватает времени на переваривание информации о ходе выполнения задач
- Отсутствуют прямые оперативные каналы связи (коммуникации) руководства с сотрудником по решаемым задачам
- Система оплаты не стимулирует сотрудников, включая руководителей, на выполнение задач
- Очень трудоёмко вести установление стандартов выполнения задач
- Очень трудоёмко вести учёт и контроль выполнения задач
- Очень много задач различного уровня сложности
- Появление новых препятствий и задач для реакции на изменения внешней среды и обстоятельств
- Отсутствует оценка сотрудников по типам личности по PAEI-коду для учёта при постановке задач
- Очень трудоёмко соотносить тип личности с типом каждой задачи
- Очень трудоёмко оценивать каждую задачу по PAEI-коду
Из указанного перечня видно, что все они касаются такого единого объекта, как «ЗАДАЧА». То есть все перечисленные истинные причины (ИП) можно объединить в одну совокупность по этому единому объекту.
А так как в формулировках истинных причин (ИП) речь идёт о множестве «ЗАДАЧ», по сути, о потоке, то всю совокупность выявленных истинных причин, перечисленных выше, можно обобщить и назвать одной фразой «Поток задач, протекающий в организации, НЕ УПРАВЛЯЕМ» (кратко – КРП: «ПЗ не управляем»)[5].
В любой организации все конкретные проблемы не существуют сами по себе, отдельно друг от друга. Они все так или иначе связаны между собой внутренними причинно-следственными связями. Для выявления этих связей выполняются различные декомпозиции.
Эти декомпозиции обнаруживают логику взаимодействия конкретных проблем между собой – причинно-следственные связи между ними.
Одна проблема может быть причиной появления другой проблемы, а та в свою очередь третьей и четвёртой и т. д. Одни проблемы, порождённые другими проблемами, являются следствиями.
Декомпозиции схематично показывают все эти логические причинно-следственные цепочки.
При этом, в конкретной логической цепочке, полученной в результате отдельной декомпозиции, конкретная проблема может находиться в статусе:
- или нежелательного следствия (НС),
- или истинной причины (ИП).
Приступить к устранению непосредственно нежелательного следствия (НС) нельзя в силу того, что оно представляет из себя проблему – симптом, который вызван чем-то другим, какой-то другой причиной. НС является лишь следствием чего-то другого – следствием какой-то истинной причины (ИП) или обобщённой по какому-то единому объекту совокупности нескольких истинных причин (ИП).
То есть, получается, что чтобы устранить нежелательное следствие надо по цепочке причин и следствий найти одну проблему – истинную причину или обобщённую по какому-то единому объекту совокупность нескольких истинных причин, вызвавших её.
То есть надо найти КРП – ключевую разовую проблему.
При этом это должна быть именно разовая проблема[6]. Потому что это та проблема, которая устраняется раз и навсегда созданием или изменением какой-либо системы (или её элементов) и которая ни в какой степени автоматически, сама по себе НЕ появится (НЕ воспроизведётся) вновь, если мы ослабим работу системы, созданной ранее для устранения этой проблемы, или она ослабнет сама, из-за того, что мы не приведём эту систему в соответствие с изменившимися условиями, наружными по отношению к ней.
Из сказанного, как вы сами понимаете, следует, что борьба с нежелательными следствиями (НС), то есть с симптомами, бесполезна. Она никак не влияет на решение проблем, так как часто – это борьба совсем не с тем, чем нужно. Надо искать истинные причины (ИП) их появления. А именно ключевую разовую проблему (КРП).
Выявление и преодоление одной ключевой разовой проблемы (КРП) не только устраняет все связанные с ней нежелательные следствия, но и предотвращает их повторное появление.
Поэтому важно проследить всю цепочку причин и следствий от нежелательных следствий до истинных причин их появления. Нужно по логическим связкам пройти путь от нежелательного следствия назад к истокам - к истинным причинам бед.
Резюмируем.
Ключевой разовой проблемой (далее – КРП), согласно Теории ограничения систем Голдратта, является одна единственная истинная причина (ИП) или, что бывает чаще, обобщённая по какому-то единому объекту совокупность нескольких истинных причин (ИП), ответственная за 70 и более процентов нежелательных следствий (НС) в системе или организации. Приступить к устранению непосредственно нежелательного следствия (НС) нельзя. Чтобы устранить нежелательное следствие надо по цепочке причин и следствий найти одну проблему – истинную причину или обобщённую по какому-то единому объекту совокупность нескольких истинных причин, вызвавших её. То есть надо найти КРП – ключевую разовую проблему. При этом это должна быть именно разовая проблема. Выявление и преодоление одной ключевой разовой проблемы (КРП) не только устраняет все связанные с ней нежелательные следствия, но и предотвращает их повторное появление.
Поиск ключевой разовой проблемы (КРП) лучше и легче вести с помощью методологии построения дерева текущей реальности (ДТР) из Теории ограничения систем Голдратта (далее – ТОС) с применением такого инструмента как программный продукт Flying Logic Pro[8].
Указанная методология, позволяет логически докопаться до истинных причин и ключевой разовой проблемы (КРП).
Далее в блоге, кроме указанной методологии, я также опишу всю логическую причинно-следственную связь поиска ключевой разовой проблемы (КРП) низкой производительности интеллектуального труда. В рамках этого поиска продемонстрирую, как это делается с помощью дерева текущей реальности (ДТР).
Поэтом сейчас давайте рассмотрим само это дерево. Разберёмся, что из себя представляет Дерево текущей реальности (ДТР) по СВП: «Низкая ПИТ»?
Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!»
С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр
Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".
[1] О том, что такое «нежелательное следствие» читай в статье «Понятие «проблема» выше в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».
[2] Читай статью «Теория ограничения систем Голдратта (ТОС)» ниже в разделе 8. «Применяемые в ТУЗ известные методики, методологии и теории».
[3] О том, что такое «истинная причина» читай в статье «Понятие «проблема» выше в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».
[4] Об этом я говорил выше в статье «Понятие «проблема» в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».
[5] Более подробно об этом написано в статье «Синтез ключевой разовой проблемы для ППИТ» ниже в настоящем Разделе 4.
[6] О том, что такое «разовая проблема», я рассказывал выше в статье «Понятие «проблема» выше в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».
[7] Читай статью «Методология построения дерева текущей реальности (ДТР) из ТОС» ниже в разделе 8. «Применяемые в ТУЗ известные методики, методологии и теории».
[8] О нём подробнее написано в статье «Программный продукт Flying Logic Pro®» ниже в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».