Хочешь сделать работу, сначала наточи инструменты
Выше, в статье «Суть системы управления потоком задач» я указывал, что система – это единое целое, обеспечивающее воспроизводимое выполнение определённой дискретной задачи - миссии системы: «обеспечить наивысшую производительность интеллектуального труда (выполнения интеллектуальных задач)», с применением необходимых инструментов.
Тем самым я указал, что инструменты системы УПЗ являются обязательным атрибутом системы. То есть без их выбора и описания, а при необходимости и разработки, нельзя полноценно спроектировать любую систему, в том числе и систему УПЗ.
Возникает вопрос: какие инструменты применяются в системе УПЗ?
Инструмент (лат. instrumentum — орудие) — предмет, устройство, механизм, машина, программный продукт или алгоритм, используемые для целевого воздействия на объект: его изменения или измерения в целях достижения полезного эффекта (результата).
Для управления потоком задач необходимо применять соответствующие инструменты.
Необходимостью их применения является: получение продуктивных (т. е. низкотрудоёмких) механизмов декомпозиции, фиксации и визуализации (материализации, наблюдаемости) потока задач.
Ведь прежде, чем принимать какие-либо управленческие решения, мы должны получать информацию об объекте управления, в нашем случае - о потоке задач[1].
Необходимо иметь представление о нём, получая нужные сведения о:
1. логических цепях выполнения задач из потока,
2. количестве активных задач в потоке,
3. структуре потока задач,
4. плотности потока задач,
5. интенсивности потока задач,
6. мощности потока задач,
7. ритмичности потока задач,
8. и т. д.
Не имея данных об этих параметрах, нельзя принимать сбалансированные и верные решения. Нельзя выиграть гонку на автомобиле, не получая в каждый момент времени сведений о скорости, расходе и наличии топлива, об обстановке сзади и спереди, об оборотах и температуре двигателя, о давлении масла и т. д.
Соответственно, нельзя добиться максимальной отдачи от объекта управления, в нашем случае - от потока задач, если ты не фиксируешь и не визуализируешь управляющему нужные параметры. Но для этого нужны соответствующие механизмы. В случае автомобиля – это различные датчики, панели, зеркала заднего видения и другие. В нашем случае – это инструменты системы управления потоком задач.
Соответствующие инструменты должны позволять, осуществлять весь цикл управления потоком задач:
1. генерацию, планирование, фиксацию и бюджетирование всех видов задач на всех уровнях управления и т. д. (функция: планирование);
2. декомпозицию, распределение, делегирование и доведение задач до ответственных выполнителей и т. д. (функция: организация);
3. регистрацию результатов, учёт выполнения задач, учёт количества задач и т. д. (функция: учёт)
4. отслеживание сроков выполнения задач, мониторинг и оценку выполнения и т. д. (функция: контроль)
5. координацию, дальнейшую детализацию, отмену, изменение и перераспределение задач и т. д. (функция: регулирование)
6. коммуникацию и получение обратной связи по задачам.
При этом инструменты должны позволять выполнять все эти функции:
- в отношении задач любого вида: целевых, процессных, авральных,
- в режиме реального времени - на любой момент времени,
- с минимальной трудоёмкостью.
Фактически инструменты управления потоком задач должны позволять «запоточивать» максимальный объём задач, составляющих деятельность организации. Что значит «запоточивать»?
Это значит - фиксировать задачи и действия в отношении их.
Но это же очень трудоёмко, ведь в деятельности любой организации в каждый момент времени решается огромное количество интеллектуальных задач. И они постоянно меняются.
Да. И здесь нам помогут современные информационные технологии - цифровизация.
Именно их бурное развитие привело к рождению и возрастанию сложности работы организаций, вызывает усиление требований к производительности интеллектуального труда, так как рост объёма перерабатываемой информации (он удваивается в мире каждые 10-12 лет) ведет к увеличению интенсивности и значимости интеллектуального труда. Так как уплотняется информация, которую человек должен усвоить и применять в единицу времени.
И, именно, они (информационные технологии) нам и помогут в управлении потоком задач с целью повышения производительности интеллектуального труда. Получается, что цифровизация (цифровая трансформация) увеличила сложность управляемых объектов. Но она же поможет в управлении этой сложностью. Как говорится: «в яде таится противоядие».
Это означает, что инструменты управления потоком задач должны базироваться на современных информационных технологиях:
- программных продуктах,
- программно-аппаратных комплексах;
- каналах и средствах связи.
На момент написания настоящего блога в системе управления потоком задач, за неимением ничего лучшего, я использую следующие инструменты:
1. Реестр управления по миссии (в Excel);
2. Реестр оценки статистики по ПЦР миссии (в Excel);
3. Программный продукт Flying Logic Pro®;
4. АСУЗ «МИРИАДА»® (модуль «Задачи» и модуль «Стратегия»).
Сразу оговорюсь, это на сегодняшний день не лучшая комбинация применяемых инструментов, но самая доступная и апробированная. Она подстроена под логику УПЗ и встроена в Технологию управления задачами (ТУЗ), хотя и громоздкая, но на момент написания блога является единственно возможной для нужд управления потоком задач.
Других подходящих инструментов на рынке просто нет. Да и не может быть. Ведь ТУЗ только разрабатывается и описывается мной в настоящем блоге.
Когда-то и для управления проектами не было комплексных программных продуктов. Была сначала методология управления проектами. И только потом появились различные программы типа: MS Project, Advanta, Битрикс24, Oracle Primavera и другие. Их очень много. Выбирай, не хочу.
Аналогичная ситуация и в тайм-менеджменте, и в управлении процессами и в других сферах. Всегда сначала появляется метод, а потом инструмент, созданный на его основе, применяющий его.
В данном случае я как Генри Форд[2].
Он применил в автомобилестроении конвейер, и сначала приспособил для этого имеющиеся у него в наличии станки и оборудование. И только потом производители промышленного оборудования начали создавать и поставлять комплексные, сбалансированные конвейерные линии для производства автомобилей.
Так и я пока применяю для управления потоком задач то, что есть у меня в наличии. Но параллельно с написанием данного блога я пишу техническое задание на разработку полноценной Автоматизированной Системы Управления Задачами (АСУЗ).
Даже настоящий блог является частью этого процесса, так как в нем, по сути, описываются начальные системные требования и единый язык, необходимые для определения функциональных требований к АСУЗ.
И когда я разработаю АСУЗ, она, я надеюсь и стремлюсь, одна заменит весь перечисленный выше набор инструментов. Предполагается, что АСУЗ будет выполнять весь необходимый для управления потоком задач функционал.
Подведём итог.
Необходимостью применения инструментов системы УПЗ является: получение продуктивных (т. е. низко трудоёмких) механизмов декомпозиции, фиксации и визуализации (материализации, наблюдаемости) потока задач. Ведь мы должны получать информацию об объекте управления – о потоке задач. Соответствующие инструменты должны позволять, осуществлять весь цикл управления потоком задач, функции: планирования; организации; учёта; контроля; регулирования, коммуникаций и получения обратной связи по задачам. При этом инструменты должны позволять выполнять все эти функции: в отношении задач любого вида: целевых, процессных, авральных; в режиме реального времени - на любой момент времени; с минимальной трудоёмкостью. На момент написания настоящего блога в системе УПЗ я использую следующие инструменты: (1) Реестр управления по миссии (в Excel); (2) Реестр оценки статистики по ПЦР миссии (в Excel); (3) Программный продукт Flying Logic Pro®; (4) АСУЗ «МИРИАДА»® (модуль «Задачи» и модуль «Стратегия»). Это не лучшая комбинация применяемых инструментов, но самая доступная и апробированная. Другой нет. Параллельно с написанием данного блога проектируется и планируется к разработке полноценная Автоматизированная Система Управления Задачами (АСУЗ). Предполагается, что, она заменит весь указанный выше набор инструментов, т. к. будет выполнять весь необходимый для управления потоком задач функционал.
В дальнейшем я расскажу, что цифровизация – это следующий (после внедрения УПЗ) способ (этап) увеличения ПИТ в любой организации, включая государство.
В будущем я попытаюсь даже встроить цифровизацию (как процесс) в управление потоком задач, как продолжение управления потоком задач.
Но, а пока давайте кратко анонсируем каждый из названных выше инструментов, и начнём с Реестра управления (РУ) по миссии. Разберём: для чего в системе УПЗ используется Реестр управления (РУ) по миссии (пока в Excel, а затем в АСУЗ)?
Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!»
С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр
Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".
[1] О том, что такое «поток задач», читай выше в статье «Поток задач» в разделе 4. «Ключевая разовая проблема, мешающая повышению ПИТ».
[2] Генри Форд (англ. Henry Ford; 30.07.1863 — 07.04.1947) — американский промышленник, владелец заводов по производству автомобилей по всему миру, изобретатель, автор 161 патента США. Генри Форд известен также тем, что впервые стал использовать промышленный конвейер для поточного производства автомобилей.