Инструменты системы управления потоком задач

Хочешь сделать работу, сначала наточи инструменты

Выше, в статье «Суть системы управления потоком задач» я указывал, что система – это единое целое, обеспечивающее воспроизводимое выполнение определённой дискретной задачи - миссии системы: «обеспечить наивысшую производительность интеллектуального труда (выполнения интеллектуальных задач)», с применением необходимых инструментов.

Тем самым я указал, что инструменты системы УПЗ являются обязательным атрибутом системы. То есть без их выбора и описания, а при необходимости и разработки, нельзя полноценно спроектировать любую систему, в том числе и систему УПЗ.

Возникает вопрос: какие инструменты применяются в системе УПЗ?

Инструмент (лат. instrumentum — орудие) — предмет, устройство, механизм, машина, программный продукт или алгоритм, используемые для целевого воздействия на объект: его изменения или измерения в целях достижения полезного эффекта (результата).

Для управления потоком задач необходимо применять соответствующие инструменты.

Необходимостью их применения является: получение продуктивных (т. е. низкотрудоёмких) механизмов декомпозиции, фиксации и визуализации (материализации, наблюдаемости) потока задач.

Ведь прежде, чем принимать какие-либо управленческие решения, мы должны получать информацию об объекте управления, в нашем случае - о потоке задач[1].

Необходимо иметь представление о нём, получая нужные сведения о: 

1. логических цепях выполнения задач из потока,

2. количестве активных задач в потоке,

3. структуре потока задач,

4. плотности потока задач,

5. интенсивности потока задач,

6. мощности потока задач,

7. ритмичности потока задач,

8. и т. д.

Не имея данных об этих параметрах, нельзя принимать сбалансированные и верные решения. Нельзя выиграть гонку на автомобиле, не получая в каждый момент времени сведений о скорости, расходе и наличии топлива, об обстановке сзади и спереди, об оборотах и температуре двигателя, о давлении масла и т. д.

Соответственно, нельзя добиться максимальной отдачи от объекта управления, в нашем случае - от потока задач, если ты не фиксируешь и не визуализируешь управляющему нужные параметры. Но для этого нужны соответствующие механизмы. В случае автомобиля – это различные датчики, панели, зеркала заднего видения и другие. В нашем случае – это инструменты системы управления потоком задач.

Соответствующие инструменты должны позволять, осуществлять весь цикл управления потоком задач:

1. генерацию, планирование, фиксацию и бюджетирование всех видов задач на всех уровнях управления и т. д. (функция: планирование);

2. декомпозицию, распределение, делегирование и доведение задач до ответственных выполнителей и т. д. (функция: организация);

3. регистрацию результатов, учёт выполнения задач, учёт количества задач и т. д. (функция: учёт)

4. отслеживание сроков выполнения задач, мониторинг и оценку выполнения и т. д. (функция: контроль)

5. координацию, дальнейшую детализацию, отмену, изменение и перераспределение задач и т. д. (функция: регулирование)

6. коммуникацию и получение обратной связи по задачам.

При этом инструменты должны позволять выполнять все эти функции:

  • в отношении задач любого вида: целевых, процессных, авральных,
  • в режиме реального времени - на любой момент времени,
  • с минимальной трудоёмкостью.

Фактически инструменты управления потоком задач должны позволять «запоточивать» максимальный объём задач, составляющих деятельность организации.  Что значит «запоточивать»?

Это значит - фиксировать задачи и действия в отношении их.

Но это же очень трудоёмко, ведь в деятельности любой организации в каждый момент времени решается огромное количество интеллектуальных задач.  И они постоянно меняются.

Да. И здесь нам помогут современные информационные технологии - цифровизация. 

Именно их бурное развитие привело к рождению и возрастанию сложности работы организаций, вызывает усиление требований к производительности интеллектуального труда, так как рост объёма перерабатываемой информации (он удваивается в мире каждые 10-12 лет) ведет к увеличению интенсивности и значимости интеллектуального труда. Так как уплотняется информация, которую человек должен усвоить и применять в единицу времени.

И, именно, они (информационные технологии) нам и помогут в управлении потоком задач с целью повышения производительности интеллектуального труда.  Получается, что цифровизация (цифровая трансформация) увеличила сложность управляемых объектов. Но она же поможет в управлении этой сложностью. Как говорится: «в яде таится противоядие».

Это означает, что инструменты управления потоком задач должны базироваться на современных информационных технологиях:

  • программных продуктах,
  • программно-аппаратных комплексах;
  • каналах и средствах связи.

На момент написания настоящего блога в системе управления потоком задач, за неимением ничего лучшего, я использую следующие инструменты:

1. Реестр управления по миссии (в Excel); 

2. Реестр оценки статистики по ПЦР миссии (в Excel);

3. Программный продукт Flying Logic Pro®;

4. АСУЗ «МИРИАДА»® (модуль «Задачи» и модуль «Стратегия»).

Сразу оговорюсь, это на сегодняшний день не лучшая комбинация применяемых инструментов, но самая доступная и апробированная. Она подстроена под логику УПЗ и встроена в Технологию управления задачами (ТУЗ), хотя и громоздкая, но на момент написания блога является единственно возможной для нужд управления потоком задач.

Других подходящих инструментов на рынке просто нет. Да и не может быть. Ведь ТУЗ только разрабатывается и описывается мной в настоящем блоге. 

Когда-то и для управления проектами не было комплексных программных продуктов. Была сначала методология управления проектами. И только потом появились различные программы типа: MS Project, Advanta, Битрикс24, Oracle Primavera и другие. Их очень много. Выбирай, не хочу.

Аналогичная ситуация и в тайм-менеджменте, и в управлении процессами и в других сферах. Всегда сначала появляется метод, а потом инструмент, созданный на его основе, применяющий его.

В данном случае я как Генри Форд[2]

Он применил в автомобилестроении конвейер, и сначала приспособил для этого имеющиеся у него в наличии станки и оборудование. И только потом производители промышленного оборудования начали создавать и поставлять комплексные, сбалансированные конвейерные линии для производства автомобилей.

Так и я пока применяю для управления потоком задач то, что есть у меня в наличии. Но параллельно с написанием данного блога я пишу техническое задание на разработку полноценной Автоматизированной Системы Управления Задачами (АСУЗ). 

Даже настоящий блог является частью этого процесса, так как в нем, по сути, описываются начальные системные требования и единый язык, необходимые для определения функциональных требований к АСУЗ.

И когда я разработаю АСУЗ, она, я надеюсь и стремлюсь, одна заменит весь перечисленный выше набор инструментов. Предполагается, что АСУЗ будет выполнять весь необходимый для управления потоком задач функционал.

Подведём итог.

Необходимостью применения инструментов системы УПЗ является: получение продуктивных (т. е. низко трудоёмких) механизмов декомпозиции, фиксации и визуализации (материализации, наблюдаемости) потока задач. Ведь мы должны получать информацию об объекте управления – о потоке задач. Соответствующие инструменты должны позволять, осуществлять весь цикл управления потоком задач, функции: планирования; организации; учёта; контроля; регулирования, коммуникаций и получения обратной связи по задачам. При этом инструменты должны позволять выполнять все эти функции: в отношении задач любого вида: целевых, процессных, авральных; в режиме реального времени - на любой момент времени; с минимальной трудоёмкостью. На момент написания настоящего блога в системе УПЗ я использую следующие инструменты: (1) Реестр управления по миссии (в Excel); (2) Реестр оценки статистики по ПЦР миссии (в Excel); (3) Программный продукт Flying Logic Pro®; (4) АСУЗ «МИРИАДА»® (модуль «Задачи» и модуль «Стратегия»).  Это не лучшая комбинация применяемых инструментов, но самая доступная и апробированная.  Другой нет. Параллельно с написанием данного блога проектируется и планируется к разработке полноценная Автоматизированная Система Управления Задачами (АСУЗ). Предполагается, что, она заменит весь указанный выше набор инструментов, т. к. будет выполнять весь необходимый для управления потоком задач функционал.

В дальнейшем я расскажу, что цифровизация – это следующий (после внедрения УПЗ) способ (этап) увеличения ПИТ в любой организации, включая государство. 

В будущем я попытаюсь даже встроить цифровизацию (как процесс) в управление потоком задач, как продолжение управления потоком задач.

Но, а пока давайте кратко анонсируем каждый из названных выше инструментов, и начнём с Реестра управления (РУ) по миссии. Разберём: для чего в системе УПЗ используется Реестр управления (РУ) по миссии (пока в Excel, а затем в АСУЗ)?

 

Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!»

С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр

Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".


[1] О том, что такое «поток задач», читай выше в статье «Поток задач» в разделе 4. «Ключевая разовая проблема, мешающая повышению ПИТ».

[2] Генри Форд (англ. Henry Ford; 30.07.1863 — 07.04.1947) — американский промышленник, владелец заводов по производству автомобилей по всему миру, изобретатель, автор 161 патента США. Генри Форд известен также тем, что впервые стал использовать промышленный конвейер для поточного производства автомобилей.

О блоге

Блог «УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ» — это центральное место в Интернет, где описывается и обсуждается:

- архитектура системы Управления Потоком Задач (Система УПЗ);

- облик Технологии Управления Задачами (ТУЗ, Tasks Management Technology, TMT, Total Tasks Management, TTM), по которой работает Система УПЗ;

- семантическое ядро (единый язык) управления потоком задач.

Здесь объясняется, что только с их применением можно значительно увеличить Производительность Интеллектуального Труда (ПИТ) и обеспечить «управление сложностью (разнообразием) организации».

Говорится о том, что управление потоком задач – это и есть процесс «МЕНЕДЖМЕНТ».

Поиск по тегам

 Производительность интеллектуального труда \Система управления потоком задач \Управление потоком задач \Технология Управления Задачами \Задача \ПИТ \ТУЗ \УПЗ \АСУЗ \Интеллектуальный труд \Умственный труд \Total Tasks Management \Tasks Management Technology \постановка задачи \управление задачами \поток задач \Технология всеобщего Управления Задачами \задача (задачи) /цель \Процесс \Процессная задача \Smart \Менеджмент \Организация \Управление по целям \АСУЗ Мириада \Делегирование \Management by objectives \Декомпозиция \Действие \Целевая задача \Управление сложностью \Теория ограничения систем Голдратта \Управление качеством \
©2025 Управление потоком задач. Все права защищены

Поиск