Общий блог

Если узок сапог, то какая польза от широты вселенной?

Ранее^[1] я определил, что для преодоления ключевой разовой проблемы (КРП), мешающей повышению ПИТ, нам требуется удовлетворить разовую потребность «Нужно наладить управление потоком задач, таким образом, чтобы ПИТ была наивысшей» (кратко - «Нужда в УПЗ, повышающем ПИТ»). 

Данная потребность была порождена самой КРП: «Поток задач, протекающий в организации, НЕ УПРАВЛЯЕМ» (кратко - «ПЗ не управляем»).

Тем самым я, по сути, ввел в оборот новое понятие «поток задач». 

Поэтому в настоящей статье отвечу на вопрос: что такое поток задач? 

Дам его определение и описание, чтобы в дальнейшем мы однозначно понимали, о чём идёт речь, чем мы будем управлять. 

Поток задач в интеллектуальном труде, как материальный поток в производстве – в физическом труде.

Материальный поток — это движение и/или преобразование вещественных объектов (веществ) в готовую продукцию на всех стадиях производства.

Вещественные объекты (вещества) могут быть различных видов: сырьё, топливо, материалы, комплектующие, полуфабрикаты, готовая продукция и т. д.

Выглядит материальный поток таким образом:

Выделяют следующие основные параметры материальных потоков: скорость, начальная, конечная и промежуточные точки движения, траектория, плотность, интенсивность, мощность, ритмичность и др.

Когда управляют производством, то, по сути, управляют движением материального потока через производственную систему. Можно сказать, что когда управляют производством, то управляют движением ОДНОВРЕМЕННО всех видов вещественных объектов (веществ), составляющих материальный поток.

Производительность всей производственной системы определяется производительностью самого «узкого места». То есть, того места, где материальный поток «сгруживается», «застревает», где происходит «затор», «пробка» или «тромб».

В целях увеличения производительности уже не производственной, а управляющей системы я предлагаю по аналогии с материальным (физическим) производством управлять потоком задач, то есть скоростью движения потока задач через отдельные участки управляющей системы^[2].

Поток задач в управлении, как материальный поток в производстве, определяет производительность управляющей системы, Производительность всей управляющей системы определяется производительностью самого «узкого места». То есть того места, где поток задач «сгруживается», «застревает», где происходит «затор», «пробка» или «тромб».

Отсюда, по аналогии с материальным потоком, поток задач — это совокупность задач всех видов, движущихся (протекающих) в организации в каждый момент времени одновременно и преобразующихся в процессе их выполнения в целевые результаты этих задач. Представить это можно так:

Когда я говорю «задачи всех видов», я подразумеваю, что в любой организации в каждый момент времени выполняются задачи различных видов. 

Первоначально задачи подразделяются всего на два вида задач:

• целевые задачи (ЦЗ);
• процессные задачи (ПЗ).

Либо/либо. Изначально задача может быть либо целевой, либо процессной. Другого не дано. 

Прикол в тему.

У армянина жена рожает. Он приходит в роддом: - Скажытэ, мая жэна родыла? - Да. - Малчык? - Нет. - А кто!? (Армянский анекдот) 

Целевая задача (ЦЗ) – это разовая задача из среды «цели», не воспроизводимая, то есть НЕ повторяющаяся регулярно: дискретно или эпизодически; представляющая собой выбранный вариант воздействия на объект, которым является либо внутренняя, либо внешняя система (или один, или совокупность её элементов); удовлетворяющая разовую потребность - необходимость, вытекающую из изъяна^[3]; направленная на достижение разового – уникального (т. е. единственного в своём роде, существующего в одном экземпляре, не стандартизированного) целевого результата; выполняемая с высокой степенью неопределённости: (1) в составе декомпозированных целевых задач или целевых действий нижнего уровня, (2) в их логической цепочке причинно-следственных связей, (3) в длительности, в сроке и трудоёмкости её выполнения^[4].

Процессная задача (ПЗ) – это многоразовая задача из среды «процессы», повторяющаяся регулярно: дискретно или эпизодически; рождающаяся в ходе поиска варианта воздействия на объект системой (либо её субсистемой, либо её реестром процедур); представляющая собой выбранный вариант воздействия на объект, которым является: (1) либо какая-то абстрактная сущность (АС), (2) либо какая-то процессная сущность (ПС), (3) либо какой-то конкретный процессный объект (КПО); направленная на достижение стандартизированного предсказуемого и чётко определённого целевого результата – одного и того же при каждом повторении задачи; выполняемая с полной определённостью: (1) в составе декомпозированных процессных задач или процессных действий нижнего уровня, (2) в их логической цепочке причинно-следственных связей, (3) в длительности, в сроке и трудоёмкости её выполнения^[5].

Таким образом, задачи в организации всегда появляются в одной из двух сред:

• целевые задачи в среде «цели»;
• процессные задачи в среде «процессы»^[6].

Эти среды универсальны для любой организации, даже тогда, когда в ней не формализовано стратегическое управление, управление по целям, проектное управление, процессное управление и т. д. Де-факто все задачи появляются в одной из указанных сред^[7]. Хотим мы этого или не хотим.

Эти среды являются ещё двумя обязательными элементами любой организации, без которой организации просто не может быть (ну разве что только на бумаге). Первых три элемента мной были перечислены выше в статье «Организация – это …»^[8]. Вот они: люди, задачи, системы. Все вместе они образуют пять элементов организации, – можно сказать, пять её стихий: люди, задачи, системы, среда «цели» и среда «процессы».

Среда «цели» и среда «процессы» появляются одновременно с таким элементом организации, как «система»^[9]. То есть, как только мы начинаем создавать какую-то «систему», сразу же порождаем две среды: среду «цели» и среду «процессы».

Ведь среда «цели» — это совокупность того, что мы делаем в отношении системы, а, следовательно, и организации, как полиСИСТЕМЫ. Это совокупность воздействий на системы с желанием перевести их из одного не желаемого состояния или положения в другое уже желаемое: создание системы, изменение системы, совершенствование системы, банкротство системы, оздоровление системы, развитие системы, ликвидация системы, перестройка системы, перемещение системы и т. д. 

А как я уже говорил, цель – это желаемый результат^[10]. Поэтому и среда называется «цели». Это то, куда мы нацеливаем системы. Повторю системы. Объектом воздействия являются системы.

Осязаемым элементом среды «цели» являются целевые задачи – рой, совокупность целевых задач. Именно их выполнением люди создают и меняют системы.

А среда «процессы» — это совокупность того, что делает каждая из систем организации внутри себя. Что происходит внутри каждой созданной системы. Повторю внутри. Это не то, что делается с системой, а то, что делает система. Это совокупность воздействий системами на оперируемые (перерабатываемые) ею различные сущности (абстрактные или процессные) и конкретные процессные объекты (КПО)^[11]. Это то, чем живёт («питается») каждая система, переваривая различные входы в выходы. Какие процессы в ходе этого происходят внутри систем. Поэтому и среда называется «процессы». Это то, как функционируют системы. Насколько управляемо и воспроизводимо.

Отсюда, процесс — это устойчивая и целенаправленная совокупность взаимосвязанных процессных задач и действий, которые по определённой технологии воспроизводимо преобразуют входы в выходы для получения заранее определённых результатов, представляющих ценность для внешнего или внутреннего потребителя выходов процесса. 

Осязаемым элементом среды «процессы» являются процессные задачи – рой, совокупность процессных задач. Именно их выполнением занимаются системы внутри себя. 

В организации может функционировать несколько процессов. Одним из таких процессов, по моему мнению, является процесс «УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ» - т. е. процесс «МЕНЕДЖМЕНТ»^[12], описываемый в настоящем блоге. Для функционирования (осуществления) этого процесса нужна «ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ»^[13].

Это также говорит и о том, что де-факто в любой «живой» (существующей не на бумаге) организации поток задач есть всегда. 

Если есть действующая (не мёртвая) организация. Значит, уже есть какие-то системы, а, следовательно, есть среда «цели» и среда «процессы», связанные с этим системами. Что говорит о том, что есть и поток задач. По умолчанию. Не зависимо от того, хотим мы этого или нет. И от того, насколько хорошо этот поток выполняется, зависит успех организации.

Ведь организации создаются для удовлетворения каких-то потребностей. А потребности – это следствие проблем, с которыми сталкиваются люди. 

Как правило, в процессе удовлетворения этих потребностей сразу же начинает появляться огромное количество других проблем – подпроблем, порождающих массу всяких, разнообразных самовоспроизводящихся и разовых проблем, а также изъянов. Которые порождают новые потребности: спросы, нужды и необходимости. Их требуется удовлетворять. Сделать это можно только путём генерирования и выполнения соответствующих целевых или процессных задач - потока задач. 

Соответственно можно сказать, что без потока задач организация не существует. Она без него не живёт. Мертва. Есть действующая организация, значит, есть поток задач внутри её. Нет потока задач внутри организации, значит организация – мертва. Ведь задача в организации – это квинтэссенция^[14].

В свою очередь указанные выше виды задач так же, как и вещественные объекты, могут иметь различные подвиды:

1. целевые задачи:

1.1. целевые стратегические задачи (ЦСЗ)

1.2. запоточенные целевые задачи (ЗЦЗ)

2. процессные задачи:

2.1. шаблонные дискретные задачи (ШДЗ)

2.2. шаблонные эпизодические задачи (ШЭЗ) 

2.3. процедуры

2.4. операции

2.5. запоточенные дискретные задачи (ЗДЗ)

2.6. запоточенные эпизодические задачи (ЗЭЗ)

Соответственно, необходимо управлять движением ОДНОВРЕМЕННО всех видов задач, составляющих поток задач. То есть нужно управлять движением потока задач в организации. 

А из теории менеджмента, мы знаем, что управление – это процесс, подразумевающий выполнение стандартных управленческих функций: планирование, организация, контроль, регулирование. 

Таким образом, управление потоком задач — это процесс «МЕНЕДЖМЕНТ», предполагающий осуществление планирования, организации, контроля и регулирования в отношении потока задач – совокупности задач всех видов, движущихся (протекающих) в организации в каждый момент времени одновременно и преобразующихся в процессе их выполнения в целевые результаты этих задач.

В конкретный момент времени, поток задач может характеризоваться теми же параметрами, что и материальный поток: скоростью, начальной, конечной и промежуточными точками движения, траекторией, плотностью, интенсивностью, мощностью, ритмичностью и др.

Кстати, это по аналогии может означать и обратное. А именно то, что материальным потоком (то бишь, производством) можно управлять посредством «задач». Ведь задача объектна, а перемещающиеся и перерабатываемые в производстве вещества – это объекты. На них требуется воздействовать. А воздействие – это задача. И почему бы тогда не наладить управление производством посредством задач? Но это сюжет для другого исследования и другого блога. 

Я отклонился. Продолжим. 

На каждый момент времени поток задач будет отличаться долей того или иного вида задач внутри потока:

• в один момент времени в потоке задач, основную долю могут занимать целевые задачи;
• в другой момент — процессные задачи;
• и т. д.

Такая структурная дифференциация задач внутри потока задач может происходить от сотрудника к сотруднику, от подразделения к подразделению. То есть в один и тот же момент времени:

• у одного сотрудника в потоке задач будут превалировать целевые задачи, у другого — процессные
• у одного подразделения — процессные, у другого — целевые
• и т. д.

Эта структурная дифференциация задач внутри потока задач будет происходить постоянно, так как она зависит от следующих факторов:

• от текущих целей,
• от текущих внешних и внутренних обстоятельств и событий,
• от текущей стадии жизненного цикла организации или отдельных продуктов (услуг),
• от текущего спроса на продукцию (услуги) организации,
• и т. д.

Именно структурная дифференциация задач внутри потока задач определяет закономерности поведения организаций на разных стадиях жизненного цикла организации^[15]. 

На стадии зарождения и бурного роста организации внутри её потока задач всегда превалируют целевые задачи. То есть задачи, связанные с изменением состояния или положения систем организации. Так как на этой стадии они интенсивно создаются, развиваются, совершенствуются, настраиваются. 

Из-за того, что целевые задачи – это разовые задачи, выполняемые с высокой степенью неопределённости, они требуют на этой стадии и людей с соответствующим типом личности: креативных, динамичных, рисковых и т. д.

В свою очередь на стадии расцвета и старения организации внутри её потока задач всегда превалируют процессные задачи. То есть задачи, связанные с ритмичным и воспроизводимым функционированием уже созданных систем. А это задачи, выполняемые с высокой степенью определённости во всём. По сути, скучные и рутинные для тех, кто привык выполнять целевые задачи. 

Сказанное означает, что чтобы эффективно управлять жизненными циклами организации надо контролировать и регулировать структурную дифференциацию задач внутри её потока задач. А для этого нужно наладить управление всем потоком задач. Иначе мы элементарно не увидим эту структурную дифференциацию, не поймём тренды, связанные с ней.

 В отличие от материального потока, поток задач более переменчив. Особенно, в турбулентных условиях современного постиндустриального, информационного, инновационного общества и в условиях размножения сущностей^[16]. И это предопределяет сложность управления потоком задач, а значит и значение, и важность управления потоком задач, в том числе и из-за того, что доля интеллектуального труда возрастает^[17].

Резюмируем:

• поток задач — это совокупность задач всех видов, движущихся (протекающих) в организации в каждый момент времени одновременно и преобразующихся в процессе их выполнения в целевые результаты этих задач, 
• задачи в потоке задач могут быть различных видов, 
• первоначально задачи подразделяются на два вида: на целевые задачи и на процессные задачи, так как в организации всегда появляются в одной из двух сред: целевые задачи в среде «цели»; процессные задачи в среде «процессы»;
• управление потоком задач — это процесс «МЕНЕДЖМЕНТ», предполагающий осуществление функций: планирования, организации, контроля и регулирования в отношении потока задач
• в конкретный момент времени, поток задач может характеризоваться: скоростью, начальной, конечной и промежуточными точками движения, траекторией, плотностью, интенсивностью, мощностью, ритмичностью и т.д.
• поток задач более переменчив, чем материальный поток, поэтому управлять им сложнее, а, отсюда, важнее.

Теперь обсудим вопрос: как поток задач влияет на производительность интеллектуального труда?

Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!»

С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр

Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".

[1] Смотри предыдущую статью «Синтез ключевой разовой проблемы для ППИТ».

[2] Читай об этом статью «Как управлять потоком задач?» выше в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».

[3] О «необходимости» читай статью «Понятие «проблема» выше в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».

[4] Подробнее о ЦЗ будет рассказано в статье «Целевая задача (ЦЗ)» ниже в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».

[5] Подробнее о ПЗ будет рассказано в статье «Процессная задача (ПЗ)» ниже в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».

[6] Описание различий между целевыми и процессными задачами будет приведено ниже в статье «Различия между процессной задачей (ПЗ) и целевой задачей (ЦЗ)» в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».

[7] О том, как это происходит, мы расскажем в разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)».

[8] Читай статью в разделе 1. «Введение в управление потоком задач».

[9] Читай статью «Понятие сущности «СИСТЕМА» через призму управления потоком задач» ниже в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».

[10] Смотри статью «Что такое целевой результат задачи?» и статью «Чем задача отличается от цели?» выше в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».

[11] Читай статью «Понятие «сущность» выше в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».

[12] Читай статью «УПЗ – это «МЕНЕДЖМЕНТ» ниже в разделе 9. «Диспут по менеджменту – по управлению потоком задач».

[13] Читай статью «Какая технология нужна для управления потоком задач?» ниже в разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)».

[14] Читай статью «Задача – это X-фактор управления – квинтэссенция» ниже в разделе 9. «Диспут по менеджменту – по управлению потоком задач».

[15] Для лучшего понимания фразы «жизненный цикл организации» здесь посоветую вам почитать книгу «Управление жизненным циклом корпорации». Ицхак К. Адизес.

[16] См. статью. «Усугубление сложности повышения ПИТ» выше в разделе 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда».

[17] См. статью «Доля интеллектуального труда растёт» выше в разделе 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда».